本文目錄

1. 辦公室崗位職責(zé)是什么
2. 會議管理制度
3. 主持一個會議,需要注意哪些內(nèi)容

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辦公室崗位職責(zé)

第一章總則

一、為了加強辦公室管理，明確公司內(nèi)部管理職責(zé)，使內(nèi)務(wù)管理工作更加標準化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實際情況，特制訂本制度。

二、本制度適用于公司所有成員并嚴格遵守各項規(guī)定。

三、切合公司實際，根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫相應(yīng)的規(guī)范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務(wù)有效開展。

四、辦公室人員應(yīng)明確各項工作職責(zé)，簡化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結(jié)的工作目標。

第二章職責(zé)范圍

一、辦公室管理人員直接受行政人事主管領(lǐng)導(dǎo)，在直屬主管的領(lǐng)導(dǎo)下主持開展辦公室的各項工作。

二、負責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。

三、負責(zé)公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項事務(wù)有序開展。

四、協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系，為各部門工作開展提供相應(yīng)的服務(wù)。

五、負責(zé)公司對內(nèi)、對外公共關(guān)系的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。

六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。

七、協(xié)助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如：名片印制、收發(fā)傳真等。

第三章工作規(guī)范

一、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工守則細則執(zhí)行。

二、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規(guī)范開展工作。

第四章辦公室事務(wù)管理

一、文書管理制度

文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)自己的職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件；而文書特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎(chǔ)上形成的，檔案是文書的延續(xù)?，F(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理，并對文書管理制度做以下規(guī)定。

（一）文件管理制度

第一條管理要點

1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用。

2、文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。

3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范，表達無歧義。

4、根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。

第二條制度規(guī)范

1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責(zé)執(zhí)行。

2、公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

3、公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負責(zé)起草，行政人事部負責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。

4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。

5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管。

6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準后方可借閱。

7、辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。

8、按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。

第三條文件管理流程設(shè)計

1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

3、借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

（二）文書管理制度

第一條管理要點

1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導(dǎo)作用。

2、文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀要、總結(jié)匯編）、行政人事部發(fā)文文書（學(xué)習(xí)資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項文書資料。

3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進行調(diào)整。

4、根據(jù)文書性質(zhì)進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。

第二條制度規(guī)范

1、根據(jù)公司實際需要及上級安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。

2、按照文書管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書，需附上學(xué)習(xí)進度表；閱讀者需認真學(xué)習(xí)并簽名備注。

4、按時間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對照編號列出整理清單。

5、根據(jù)文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。

6、辦公室負責(zé)人為第一責(zé)任人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責(zé)承擔(dān)。

7、違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。

第三條流程設(shè)計

起草文書→填寫《發(fā)文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀

（三）檔案管理制度

第一條管理要點

1、為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè)，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。

2、檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。

3、根據(jù)文書整理和文件整理編號，對對應(yīng)資料進行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。

第二條制度規(guī)范

1、應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。

2、所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。

3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對照編目，列出清單。

4、各部門需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。

5、檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

6、檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴格做好記錄。

第三條流程設(shè)計

根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退

二、辦公用品管理制度

第一條管理要點

1、為了加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項程序，節(jié)約辦公經(jīng)費，提高利用效率。

2、辦公用品管理人員負責(zé)辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責(zé)一致嚴格要求，無私自挪用現(xiàn)象。

3、辦公用品保管實行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計”原則。

4、辦公用品的采購，應(yīng)進行多方比較，保證性價比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開支。

第二條制度規(guī)范

1、公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由行政辦公室全權(quán)負責(zé)。

2、辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序：每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據(jù)各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經(jīng)部門主管批準，財務(wù)部簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據(jù)具體實際進行靈活處理，但必須經(jīng)部門主管批準。

3、根據(jù)物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。

4、各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時補填。

5、任何人未經(jīng)允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。

6、辦公用品管理人員負責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。

7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進行一次匯總普查。

8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。

第三條管理流程設(shè)計

編制《需求計劃表》審批采購入庫登記發(fā)放

編制需求計劃統(tǒng)計申購情況月末清算匯總出庫登記

三、圖書管理制度

第一條管理要點

1、為了讓大家有一個良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手續(xù)，規(guī)范圖書管理工作。

2、圖書管理人員嚴格按照制度中規(guī)定準時到崗，服務(wù)到位，保證借還流程有序進行。

3、根據(jù)圖書類別，對圖書進行編號，并制作目錄卡以備員工查閱。

第二條制度規(guī)范

1、各部門可根據(jù)實際工作需要，申請申購圖書。

2、按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負責(zé)采購圖書1-2次。

3、對所有圖書進行分類整理，貼上類別標簽并編號登記，注明購進日期、作者、出版社及其他有必要的項目。

4、按照規(guī)定時間借閱圖書、歸還圖書；借閱期滿，未按時辦理續(xù)借手續(xù)經(jīng)通知仍未還書者，按照規(guī)定進行懲處。

5、借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點、畫線、涂寫，如嚴重損害或丟失圖書，需做出相應(yīng)的賠償，丟失圖書者全額賠償。

6、圖書管理員定期對圖書進行清點，如遇圖書丟失，查明原因，報部門主管，按指示行事。

第三條管理流程設(shè)計

1、申購流程：填寫申購單→審批→采購→圖書入庫登記

2、借還流程：查閱圖書目錄卡→填寫借閱單→圖書卡簽字→圖書借閱→續(xù)借圖書，再次填寫圖書借閱單

四、會議管理制度

第一條管理要點

1、為了提高會議質(zhì)量，促進有效溝通，提高行動能力，進而規(guī)范會議管理。

2、根據(jù)公司實際及具體的情況，確定會議召開的必要性。

3、清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。

4、會議負責(zé)人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限；提高會議主持人控制會議進程的能力與水平，保證會議實效。

5、按照制度規(guī)定，嚴格會議管理，參會人員準時參加會議，并遵守會議紀律。

6、會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準備工作。

第二條制度規(guī)范

1、收集會議議題，根據(jù)選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。

2、會議主持人負責(zé)會議的召開并負責(zé)現(xiàn)場秩序的維護，行政專員負責(zé)做好相應(yīng)的會議記錄。

3、行政專員根據(jù)參會人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項，及時整理好會議記要或者會議決議，打印并張貼。

4、按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。

5、會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應(yīng)嚴格按照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。

第三條管理流程設(shè)計

會前：確定議題、會上所需資料準備、通知→會中：積極參與，做好會議記錄→會后：整理會議記錄→張貼→歸檔整理

五、清潔衛(wèi)生管理制度

第一條管理要點

1、為了營造一個良好的工作環(huán)境，樹立公司形象，保證清潔衛(wèi)生管理工作順利進行。

2、按照規(guī)定，清潔人員完成所有規(guī)定項目，并達到相應(yīng)潔凈標準。

3、辦公室管理人員為第一責(zé)任人，管理所有清潔項目并不定時對衛(wèi)生進行保持與維護。

第二條制度規(guī)范

1、清潔區(qū)域包括：辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、會議室、地板及其他納入在內(nèi)的區(qū)域。

2、按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負責(zé)衛(wèi)生檢查工作。

3、清潔衛(wèi)生實行衛(wèi)生責(zé)任制，辦公室管理人員負責(zé)管理辦公室所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生，當(dāng)日值日生按時做好所有的清潔，監(jiān)督者及時做好相應(yīng)的督察。

4、由辦公室管理員不定時對清潔衛(wèi)生進行維護，保證地面整潔，茶水供應(yīng)，洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應(yīng)等工作。

5、值日生在規(guī)定時間內(nèi)做好所有清潔項目，填寫《清潔衛(wèi)生值日表》，監(jiān)督員認真核實，并填寫《清潔衛(wèi)生監(jiān)督表》。

6、未按要求清潔者，按照規(guī)定予以處罰。

第三條流程設(shè)計

安排清潔排班→完成清潔項目→填值日表→監(jiān)督檢查→填寫監(jiān)督表→辦公室人員執(zhí)行維護→發(fā)現(xiàn)問題→執(zhí)行處理

六、日常事務(wù)管理

（一）接待管理

第一條來客接待是行政事務(wù)的重要組成部分，為使接待工作規(guī)范有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。

第二條以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應(yīng)落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自己要求，做到言行、禮儀規(guī)范。

第三條接待人員問清來者意圖，引領(lǐng)其見所需見的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續(xù)工作。

第四條流程設(shè)計：接待來訪人員→詢問來意，需要找的人→通知被訪者→引領(lǐng)會見→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔

（二）報刊收發(fā)整理

第一條辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，做出計劃預(yù)算，負責(zé)辦理訂閱的有關(guān)手續(xù)。

第二條辦公室管理人員負責(zé)每日收取報紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報紙、內(nèi)部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。

第三條任何人不得隨意將公司內(nèi)部刊物挪為他用。

第四條報紙每周更換一次，所有報紙每季度處理一次。

第五條流程設(shè)計：收發(fā)報刊→整理→放置資料架→定期清理

（三）后勤管理

第一條為了認真貫徹公司的各種制度，充分發(fā)揮和調(diào)動員工的積極性和主動性，根據(jù)實際嚴格制度。

第二條后勤管理分為日常清潔衛(wèi)生管理和考勤登記匯總管理工作。

第三條辦公室人員負責(zé)每日的清潔衛(wèi)生監(jiān)督和維護，及時提醒值日生和監(jiān)督者做好相應(yīng)工作。

第四條根據(jù)外出工作人員情況，及時督促其按時填寫外出工作時間登記，如實填寫時間及外出事由。

第五條辦公室人員每周進行一次外出工作時間統(tǒng)計，每兩周進行一次考勤匯總統(tǒng)計，月末根據(jù)外出工作時間登記進行總的考勤匯總。

第六條流程設(shè)計：監(jiān)督→如實審核→匯總登記→報表

（四）文化宣傳管理

第一條負責(zé)公司內(nèi)部文化活動的宣傳和落實工作，同時負責(zé)公司外部的宣傳維護工作。

第二條根據(jù)需要，及時收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。

第三條關(guān)注國家政策法規(guī)，及時記錄政策動向，制作簡報以供學(xué)習(xí)。

第四條收集與工作有關(guān)的學(xué)習(xí)資料，豐富大家的知識面，附上簽閱單進行進度跟蹤。

第五條流程設(shè)計：獲取信息來源→編輯整理→張貼→學(xué)習(xí)→存檔

（五）其他事務(wù)

第一條名片制作、收發(fā)傳真等其他事務(wù)。

第二條負責(zé)公司文書的打印復(fù)印工作。

第三條負責(zé)樹木花卉的養(yǎng)護工作。

第四條協(xié)助其他部門工作，完成上級交代的其他任務(wù)。

會議管理制度

1、目的：為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量，降低會議成本，特制定本制度。

2、適用范圍：本制度適用于XXX公司廣州總部會議管理。

3、管理權(quán)責(zé)：

3.1總經(jīng)辦負責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。

3.2會議提擬人或主辦部門（含各中心/部門）負責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。

3.3會議的審批權(quán)限詳見“5.1會議提擬與審批”。

4、會議分類及要求：

如：例會、研討會、鑒定會、總結(jié)會。。。。

5、管理內(nèi)容：

5.1會議提擬與審批。

5.1.1公司月度例會無須提擬和審批。

5.1.2公司臨時行政會議、公司年度例會由集團總經(jīng)理直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門負責(zé)人提擬、集團總經(jīng)理批準。

5.1.3部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參加人等，不得與公司會議沖突。其中，中心/部門會議屬非例會性質(zhì)且需另行核給專項費用的，應(yīng)向上一級主管部門報批同意；屬例會性質(zhì)的，由本中心另行提擬方案呈報集團總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

5.2會議計劃與統(tǒng)籌。

5.2.1每月28日前，總經(jīng)辦應(yīng)與各部門協(xié)調(diào)確定下月計劃召開的臨時行政會議，統(tǒng)一報集團總經(jīng)理審批后，匯同公司月例會編制《月度會議計劃》，于月底前發(fā)放至各部門負責(zé)人。

5.2.2凡總經(jīng)辦已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應(yīng)提前2天完成會議提擬和報批手續(xù)，并報請總經(jīng)辦調(diào)整會議計劃。未經(jīng)總經(jīng)辦同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。

5.2.3會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。

5. 3會議準備。

5.3.1會議通知遵照以下規(guī)定：

1、已列入月度會議計劃表的會議，月中無調(diào)整的，不再另行通知，由中心/部門按計劃表直接通知與會人；

2、屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進行會議通知：

（1）未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議；

（2）雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明；

（3）其它提擬人認為應(yīng)另行通知的情況。

3、會議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門；

4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng)以會議通知單進行書面通知；涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門還應(yīng)編制詳細的會議計劃通知相關(guān)部門。

5.3.2會議的其它準備工作遵照以下規(guī)定：

1、會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等）準備的組織工作；

2、會務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會務(wù)準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等；

3、公司總部召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負責(zé)。

4、部門在總部召開的會議需用公共會場的，應(yīng)向會議室管理部門（人力資源部）書面提出，由會議室管理部門（人力資源部）統(tǒng)籌安排。

5.4會議組織。

5.4.1會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。

5.4.2會議主持人須遵守以下規(guī)定：

1、主持人應(yīng)不遲于會前5分鐘到達會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會前準備。

2、主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應(yīng)注意的問題等，進行必要的說明。

3、會議進行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進及會議效率。

4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。

5、主持人應(yīng)將會議決議事項付諸實施的程序、實施人（部門）、達成標準和時間等會后跟進安排向與會人明確。

5.4.3與會人須遵守以下規(guī)定：

1、應(yīng)準時到會，并在《會議簽到表》（詳見附件3）上簽到。

2、會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。

3、遵循會議主持人對議程控制的要求。

4、屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言。

5、遵守會議紀律，與會期間應(yīng)將手機調(diào)到振動或?qū)⑹謾C呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場。

6、做好本人的會議紀錄。

5.4.4多個部門參加的臨時行政會議原則上由集團總經(jīng)理主持，集團總經(jīng)理另有授權(quán)的，從集團總經(jīng)理授權(quán)。

5.4.5公司月度例會、臨時行政會議一般應(yīng)控制在2小時以內(nèi)，根據(jù)會議進行情況確需延時的，主持人須征得與會人員同意。

5.4.6主持人為會議考勤的核準人，考勤記錄由會議記錄員負責(zé)。

5.5會議記錄。

5.5.1公司各類會議均應(yīng)以專用記錄本進行會議記錄。

5.5.2公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負責(zé)記錄。會議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定：

1、各部門應(yīng)常設(shè)一名會議記錄員（一般為本部門的內(nèi)務(wù)文員，名單報總經(jīng)辦備案），負責(zé)本部門會議及本部門負責(zé)組織的會議的記錄工作。

2、會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時指定會議記錄員。

3、集團總經(jīng)理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由集團總經(jīng)理秘書負責(zé)會議記錄工作，集團總經(jīng)理另有指定的，從集團總經(jīng)理指定。

5.5.3會議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定：

1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀要。

2、會議記錄應(yīng)盡量采用實錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。

3、對會議已議決事項，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。

4、會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。

5、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。

5.5.4下列情況下，應(yīng)整理會議紀要：

1、公司各類臨時行政會議；

2、須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議；

3、其它主持人要求整理會議紀要的會議。

5.5.5會議紀要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀要須報總經(jīng)辦一份存檔備查。

5.5.6會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定：

1、本部門負責(zé)組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負責(zé)日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應(yīng)作為機要檔案及時轉(zhuǎn)總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔備查。

2、本部門會議記錄由本部門常設(shè)會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。

5.5.7會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5.6會議跟進。

5.6.1會議決議、決策事項須會后跟進落實的，遵照“誰組織，誰跟進”的原則；會議主持人另有指定的，從主持人指定。

5.6.2集團總經(jīng)理主持的會議的會后跟進工作原則上由總經(jīng)辦負責(zé)落實，集團總經(jīng)理另有指定的，從集團總經(jīng)理指定。

5.6.3會議跟進的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀要為準。

5.7獎懲。

5.7.1獎勵。按《獎懲管理制度》執(zhí)行。

5.7.2遲到、早退、缺席。

1、遲到。所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的，計為遲到。

2、早退。凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前5分鐘提前離開

會場的，計為早退。

3、缺席。凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的，計為缺席。

5.7.3處罰。

1、無正當(dāng)理由遲到、早退每次處10元的罰款。

2、無正當(dāng)理由缺席每次處以20元的罰款。

3、凡因通知原因造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔(dān)。

6、附則。

6.1本制度由集團總經(jīng)辦負責(zé)解釋。

6.2凡本制度未明確規(guī)定的獎懲，按《獎懲管理制度》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

6.3本制度由集團總經(jīng)理批準后生效，自頒布之日起執(zhí)行。

主持一個會議，需要注意哪些內(nèi)容？

主持會議的能力，是考驗一個人是否適合擔(dān)任主管的最簡單方式。那些頗為成功的主持人必須掌握因勢利導(dǎo)處理難題的藝術(shù)。這些難題有：解決爭端、控制感情、傳遞信息。所以，會議主持的好壞，不僅是會議本身是否順利成功的重要因素，也是主持人是否能夠提升的重要因素。會議之前應(yīng)注意的問題： 1、充分認識到看得見和看不見的兩種會議成本。開會通常為了三個目的：溝通、管理和決策。避免沒有討論行動的會議，因為那很可能只會浪費時間。必要時，先開一個征求意見會。 2、建立清楚的議程，并在會議前讓大家傳閱。在開會前必須清楚這次會議的目的、本質(zhì)和架構(gòu)。整理成清楚的議程，并在會議前讓大家傳閱。這樣才能讓與會人員有充分時間準備相關(guān)的資料。 3、盡量不要在非上班時間開會。將會議安排在午餐之前，這樣就較容易按時結(jié)束?；驎h一開始就告訴與會者會議所需時間。 4、要于會前透徹研究主要觀點的影響人物。 5、應(yīng)在簽名報到臺旁設(shè)一信息臺。 6、要掌握適用于會議的正式的紀律性程序規(guī)則。 7、可為正式會議錄音錄像以確保會議記錄的準確性或以便將來參考。會議開場白應(yīng)注意的問題： 1、準時開會，拖時開會會失去信譽。 2、直截了當(dāng)?shù)匦紩h的目的，集中大家的注意力。 3、指出議題的重要性，指出達成的決議將對人們產(chǎn)生的影響。 4、潛心用詞，妙趣橫生，活躍氣氛和節(jié)奏。 5、要簡潔：開場白要限制在一分鐘左右。會議冷場時應(yīng)注意的問題： 1、主持人應(yīng)起指揮員或向?qū)У淖饔?，要用積極的響應(yīng)鼓勵遲疑的與會者。 2、在與會者中尋找感興趣的正面跡象。 3、可挑選出某些人，向他們提一些直接的問題，以引起辯論。 4、要公開提問，鼓勵每位與會者說出自己的觀點。 5、主持人要立即做些評說，提問或解釋，防止冷場。 6、誰愛會后議論，你就盯住他，讓他講話。 7、盡可能讓與會者特別是那些沉默不語的人講話，鼓勵過分謙恭的人表態(tài)，同時注意別讓不善言辭的人“曬臺”，要引導(dǎo)與會者交流全部信息，講出所有的真心話，這樣做能減少會后議論。會議跑題時應(yīng)注意的問題： 1、由提出問題到解決問題，需要一步步地引導(dǎo)。很多毫無結(jié)果的會議就是由于缺少這種引導(dǎo)造成的，主持人應(yīng)對此負責(zé)。 2、杜絕私下交談。會上的私下議論，只會引起紛爭和相互不信任。主持人一定要杜絕“小會”，保證與會者一次只聽一個人講話。若是個別人私下說個沒完，你就把全體與會者的注意力轉(zhuǎn)向他們。你這樣說：“老周和老王好象談出些‘眉目’了，你們向大伙說說好嗎？”眾目睽睽之下，小會只好收場。 4、可將復(fù)雜問題委托給一個工作小組，由他們晚些時候匯報。 5、不是會議主題的問題、不帶有廣泛性意義的問題不在會議上討論，不影響多數(shù)與會人的時間。

求采納

主持人演講對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會議開始前，或演講會議休息時間可點頭、微笑致意。

1．主持人對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會議開始前，或會議休息時間可點頭、微笑致意。

2．走上主席臺應(yīng)步代穩(wěn)健有力，行走的速度因會議的性質(zhì)而定，一般地說，對快、熱烈的會議步頻應(yīng)較慢。

3．入席后，如果是站立主持，應(yīng)雙腿并攏，腰背挺直。持稿時，右手持稿的底中部，左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時，應(yīng)與胸齊高。坐姿主持時，應(yīng)身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過程中，切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼、攔腿等不雅動作。

4．主持人言談應(yīng)口齒清楚，思維敏捷，簡明扼要。

5．主持人應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)調(diào)節(jié)會議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩(wěn)，或活潑。

6．主持人應(yīng)衣著整潔，大方莊重，精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。

各種會議的主持人，一般由具有一定職位的人來擔(dān)任，其禮儀表現(xiàn)對會議能否圓滿成功有著重要的影響。所以一定要注意會議主持人的禮儀問題。

1．主持人應(yīng)衣著整潔，大方莊重，演講精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。

2.走上主席臺應(yīng)演講步代穩(wěn)健有力，行走的速度因會議的性質(zhì)而定，演講一般地說，對快、熱烈的會議步頻應(yīng)較慢。

3.入席后，如果是站立主持，應(yīng)雙腿演講并攏，腰背挺直。持稿時，右手持稿的底演講中部，左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時，應(yīng)與胸齊高。坐姿主持時，應(yīng)身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過程中，切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼、攔腿演講等不雅動作。

4．主持人言談應(yīng)口齒清楚，思維敏捷，簡明扼要。

5．主持人應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)調(diào)節(jié)會議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩(wěn)，或活潑。

6．主持人演講對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會議開始前，或演講會議休息時間可點頭、微笑致意。

提前把主持的內(nèi)容列一個提綱在工作手冊上（或者記工作的本本上），然后先自己熟悉內(nèi)容，把想說的提前在心里重復(fù)幾次，最重要的是要自信。

主持的時候如果覺得和干事們交流會緊張

可以減少抬頭的次數(shù)（這樣你就可以把想要說的全都寫在紙上，低頭念了^&^）

但是要注意語速要慢，建議還是寫提綱，這樣可以自己發(fā)揮一些，如果怕漏說，可以把重要內(nèi)容或注意事項也寫上。說每條的時候要適當(dāng)?shù)奶ь^看一下干事，和他們有一個眼神交流。

最后~~~說完了千萬不要忘記問以下他們還有沒有什么問題，別忘了給人家解答哦~解答的時候就當(dāng)成在聊天就行了，嘿嘿，有了第一次的經(jīng)驗，第二次就會好很多了，祝你成功

沒有什么注意事項啊，基本格式放在那兒呢，照著搬下來就可以。

比較難寫的是會議內(nèi)容，要求你的語言要有水平，要精煉，會議里討論了或決定了幾個事情，你要分門別類、逐條表達出會議的具體內(nèi)容。語言水平是長期積累寫來的，這一點得慢慢練。

會議紀要

時間：

地點：

參會人員：

主持人：

記錄：

會議議題：關(guān)于

會議內(nèi)容：

1.

2.

3.

4.

5.

簽字：

年月日

(商務(wù)會議)

主持一個成功的會議要注意三個重要方面:

安排與計劃;

組織好群體;

保存有效的會議記錄.

會議主持是一門學(xué)問，一門藝術(shù)，會議主持人應(yīng)了解和具備基本會議主持禮儀，會議主持人的禮儀主要有以下幾種：

1、做好會前的準備工作

開會前要明確會議目的，確定議題、程序和開會的方法方式;選定出席的人員;確定會議的時間、地點。要把會議目的、議題、時間、地點、要求事先通知參加者，請他們做好準備。會前應(yīng)收集意見，準備必要的有關(guān)資料，做好會場的準備，搞好衛(wèi)生，桌椅的排列方法要適于會議的特點。做了充分準備，會議就開得順利、緊湊，效果就會好。

2、控制出席人數(shù)

國外群體心理學(xué)家研究表明，會議參加者超過10人以上，就容易出現(xiàn)不思考問題和濫竽充數(shù)的人。有的單位規(guī)定與會者一般不超過12人。據(jù)研究表明，參加會議的人數(shù)與人們之間溝通的渠道數(shù)量和難度成正比，如下式所表明：

∑Mn=1=N×(N-1)

式中，∑——總和符號;

M——需要溝通的渠道數(shù)量;

N——與會者人數(shù)。

如果3個人的會議，就會出現(xiàn)6條(即3×(3-1)=6)溝通渠道，而14個人的會議就會出現(xiàn)12條溝通渠道。

與會者越多，能夠充分利用個人才智的可能性就越少，主持者也就越難于有效地控制會議進程。

3、嚴肅會議作風(fēng)

一要準時到會，不能遲到。二不準私下交談，不允許做私活、早退席。三是發(fā)言不能信口開河，不能離題胡扯。四要集中時間和精力解決主要問題。五要發(fā)揚民主，不搞一言堂。與會者只有自由地說出自己的意見，才能更好地集思廣益。主要結(jié)論應(yīng)當(dāng)場確認，會而有議，議而有決，決而必行。

4、保持自然大方的主持姿態(tài)

主持人主持會議時，從走向主持位置到落座等環(huán)節(jié)都應(yīng)符合身份，其儀態(tài)姿勢都應(yīng)自然、大方。

(1)走姿

主持人在步入主持位置時，步伐要剛強、有力，表現(xiàn)出胸有成竹、沉穩(wěn)自信的風(fēng)度和氣概，要視會議內(nèi)容掌握步伐的頻率和幅度。主持莊嚴隆重的會議，步頻要適中，以每秒約2步為宜，步幅要顯得從容;主持熱烈、歡快類型的會議，步頻要快，每秒至少約2—2.5步之間，步幅略大;主持紀念、悼念類會議，步頻要放慢，每秒約1-2步之間，步幅要小，以表達緬懷、悲痛之情;平常主持工作會議，可根據(jù)會議內(nèi)容等具體情況決定步頻、步幅。一般性會議，步頻適中、步幅自然;緊急會議、重要會議，可以適當(dāng)加快步頻。行進中要挺胸抬頭，目視前方，振臂自然。重要會議開始前，在步入主持位置的過程中，不要與熟人打招呼。一般性工作會議，如果時間未到，落座后可適當(dāng)與鄰座寒暄，與距離遠的人微笑點頭示意。行進中步速不能過快，不能跨大步，以免顯得緊張、不安。如果特殊情況因故來遲，不要破門而入，跑步到位、大喘粗氣。應(yīng)該以手輕輕推門，進門后快步到位，放下文件袋、落座，先向等候者道歉，并簡要說明原因，求得大家諒解，立即主持會議。

(2)坐姿

主持人主持會議多為坐姿。坐立應(yīng)端正，腰要挺直，頸項伸直，面對前方，虛視全場，雙臂前伸，兩肘輕按會議桌沿，對稱，呈“外八字”。不能前傾或后仰，主持中不能出現(xiàn)用手抓頭、揉眼、搔臉、拄臉、不住地喝水、抽煙等多余動作，以免顯得緊張，不夠沉穩(wěn)。

(3)站姿

在一些集會典禮中，主持人以站立姿勢主持。站立主持時，要雙腿并攏，腰背挺直，右手持稿底部中間。有風(fēng)的天氣，要雙手持稿，與胸等高，與身體呈45度。脫稿主持人應(yīng)兩手五指平伸，自然下垂，身體不能晃動，腰背挺直，目視前方。兩腿不能叉開，不能抖動，兩手不能上抬、晃動、抓握話筒等。

(4)手勢

主持人與一般講話者不同，一般不需要手勢。在一些小型會議進行總結(jié)概括時，可以加入適當(dāng)手勢，但是動作不能過大。

5、運用豐富幽默的主持語言

主持會議要通過語言表述來進行。因此，主持人應(yīng)特別注意語言的禮儀規(guī)范。

(1)所有言談都要服從會議的內(nèi)容和氣氛的要求，或莊重，或幽默。

(2)口齒清楚，思維敏捷，積極啟發(fā)，活躍氣氛。主持人一定要明確開會的目的，比如：主持記者招待會，主持人、發(fā)言人要對記者提出的問題，反應(yīng)敏銳，流利回答，不能支支吾吾;開座談會、討論會等，主持人要闡明會議宗旨和要解決的問題，切實把握會議進程和會議主題，勿使討論或發(fā)言離題太遠，而應(yīng)引導(dǎo)大家就問題的焦點暢所欲言;同時，要切實掌握會議的時間，不使會議拖得太長。

(3)會議進行過程中，主持人對持不同觀點、認識的人，應(yīng)允許其做充分解釋，會議出現(xiàn)僵局時要善于引導(dǎo)，出現(xiàn)空場、冷場時應(yīng)及時補白。要處處尊重別人的發(fā)言和提問，不能以任何動作、表情或語言來阻止別人，或表示不滿。要用平靜的語言、緩和的口氣、準確的事實來闡述正確主張，使人心服口服。

6、引導(dǎo)會議內(nèi)容

遇到冷場，要善于啟發(fā)，或選擇思想敏銳、外向型的同志率先發(fā)言。有時可以提出有趣的話題或事例，活躍一下氣氛，以引起與會者的興趣，使之樂于發(fā)言。遇有離題情況，可根據(jù)具體情況，接過議論中的某一句話，或插上一句話做轉(zhuǎn)接，巧妙柔和地使議論順勢回到議題上來。當(dāng)發(fā)生爭執(zhí)時，如果因事實不清，可讓與會者補充事實，如事實仍不甚清，可暫停該問題的爭執(zhí)。主持者應(yīng)設(shè)法緩和沖突，而不能激化矛盾，更不能直接參加無休止的爭吵。

主持者要善于觀察與會者的性格、氣質(zhì)、素質(zhì)和特點，并根據(jù)各類人員特點，區(qū)別對待，因勢利導(dǎo)，牢牢掌握會議進程。

7、減少會議時間

準時開會，不準拖延時間。國外有的公司有如下經(jīng)驗：在辦公時間不準開會，凡二級主管會議，大都在下午6點以后舉行，并不得超過60分鐘，否則將由主席負責(zé)，輕者扣薪，重則解聘。嚴格限制會議時間，站著開會，這可以抓住問題的核心。有的公司把一般會議安排在午餐前，這時，與會者饑腸轆轆，無心閑談碎扯，會議很快抓住中心。限制發(fā)言時間，舉世矚目的南北首腦的坎昆會議，每個發(fā)言者只有25分鐘的時間。日本一個公司讓職工學(xué)會開會的方法，教他們在一分鐘內(nèi)闡明符合議題的意見，避免講那些與議題無關(guān)的廢話。有人主張在會議室掛一時鐘，像球類比賽那樣隨時顯示出還剩多少時間，這會提醒與會者抓緊時間。

8、掌握會議進程

主持人應(yīng)隨時掌握會議進程。在工作性會議中，主持人就像交響樂團的指揮，隨時控制、掌握會議進程。為此，應(yīng)做好下述幾點：

(1)事先準備好一份會議議程表，并按照議程進行。

(2)提請與會者注意本次會議的目的，并使會議始終不離宗旨，以保證會議順利進行，并達到預(yù)期目的。

(3)規(guī)定會議的開始時間，并對結(jié)束時間作出限制。要準時開始，按時結(jié)束。另外，在工作會議的進行過程中，有時會碰到需要裁決的問題?！吧贁?shù)服從多數(shù)”的民主集中制原則固然必須遵守，但對少數(shù)人的意見也應(yīng)給予尊重，并把它交付給全體與會人員反復(fù)推敲。

會議的氣氛是否融洽、順利，與會議主持人角色扮演得好壞有很大的影響。會議主持人是宣布開會、散會、休息及主持會議進行者，主持會議應(yīng)公平、公正，客觀地行使其職權(quán)。會議主持人在會議中，應(yīng)做到以下幾點：

(1)應(yīng)明確介紹所有來賓及參與開會的人士。

(2)如有許多貴賓，無須請貴賓一一致詞，請一位代表即可。

(3)如同時有兩人以上請求發(fā)言，這時若沒有其他補充或都尚未發(fā)言時，可請距離主持人較遠者先發(fā)言。

(4)維持會場秩序，并遵守會議規(guī)則。

(5)不可在發(fā)言人尚未發(fā)言完畢時隨便插嘴，但有權(quán)控制發(fā)言人的發(fā)言時間。

(6)請人發(fā)言時，態(tài)度要誠懇，用語應(yīng)有禮貌。

(7)有人發(fā)言時，應(yīng)看著發(fā)言人，仔細聆聽。

9、重視會議效率

列寧曾專門為人民委員會倡導(dǎo)和制定了開會的紀律。其內(nèi)容：

(1)只請與討論問題有關(guān)的人參加。

(2)不許遲到，無故遲到半小時罰款五盧布，半小時以上罰十盧布。

(3)開會有事只許遞紙條，禁止說小話。

(4)給報告人的時間是十分鐘。

(5)給發(fā)言人的時間，第一次是五分鐘，第二次是三分鐘。

(6)發(fā)言不得多于兩次。

(7)對議程贊成或反對的每次表決，占一分鐘。

(8)例外情況按人民委員會的特別決議處理。

從上述規(guī)定中，可以看出列寧是多么珍惜時間和重視紀律，他反對講廢話，反對辦事拖拉的官僚主義作風(fēng)。

主持人演講對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會議開始前，或演講會議休息時間可點頭、微笑致意。

1．主持人對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會議開始前，或會議休息時間可點頭、微笑致意。

2．走上主席臺應(yīng)步代穩(wěn)健有力，行走的速度因會議的性質(zhì)而定，一般地說，對快、熱烈的會議步頻應(yīng)較慢。

3．入席后，如果是站立主持，應(yīng)雙腿并攏，腰背挺直。持稿時，右手持稿的底中部，左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時，應(yīng)與胸齊高。坐姿主持時，應(yīng)身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過程中，切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼、攔腿等不雅動作。

4．主持人言談應(yīng)口齒清楚，思維敏捷，簡明扼要。

5．主持人應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)調(diào)節(jié)會議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩(wěn)，或活潑。

6．主持人應(yīng)衣著整潔，大方莊重，精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。

各種會議的主持人，一般由具有一定職位的人來擔(dān)任，其禮儀表現(xiàn)對會議能否圓滿成功有著重要的影響。所以一定要注意會議主持人的禮儀問題。

1．主持人應(yīng)衣著整潔，大方莊重，演講精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。

2.走上主席臺應(yīng)演講步代穩(wěn)健有力，行走的速度因會議的性質(zhì)而定，演講一般地說，對快、熱烈的會議步頻應(yīng)較慢。

3.入席后，如果是站立主持，應(yīng)雙腿演講并攏，腰背挺直。持稿時，右手持稿的底演講中部，左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時，應(yīng)與胸齊高。坐姿主持時，應(yīng)身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過程中，切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼、攔腿演講等不雅動作。

4．主持人言談應(yīng)口齒清楚，思維敏捷，簡明扼要。

5．主持人應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)調(diào)節(jié)會議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩(wěn)，或活潑。

6．主持人演講對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會議開始前，或演講會議休息時間可點頭、微笑致意。

一、迎接禮儀：迎來送往，是社會交往接待活動中最基本的形式和重要環(huán)節(jié)，是表達主人情誼、體現(xiàn)禮貌素養(yǎng)的重要方面。尤其是迎接，是給客人良好第一印象的最重要工作。給對方留下好的第一印象，就為下一步深入接觸打下了基礎(chǔ)。迎接客人要有周密的布署，應(yīng)注意以下事項。（一）對前來訪問、洽談業(yè)務(wù)、參加會議的外國、外地客人，應(yīng)首先了解對方到達的車次、航班，安排與客人身份、職務(wù)相當(dāng)?shù)娜藛T前去迎接。若因某種原因，相應(yīng)身份的主人不能前往，前去迎接的主人應(yīng)向客人作出禮貌的解釋。（二）主人到車站、機場去迎接客人，應(yīng)提前到達，恭候客人的到來，決不能遲到讓客人久等。客人看到有人來迎接，內(nèi)心必定感到非常高興，若迎接來遲，必定會給客人心里留下陰影，事后無論怎樣解釋，都無法消除這種失職和不守信譽的印象。（三）接到客人后，應(yīng)首先問候“一路辛苦了”、“歡迎您來到我們這個美麗的城市”、“歡迎您來到我們公司”等等。然后向?qū)Ψ阶髯晕医榻B，如果有名片，可送予對方。注意送名片的禮儀： 1、當(dāng)你與長者、尊者交換名片時，雙手遞上，身體可微微前傾，說一句“請多關(guān)照”。你想得到對方名片時，可以用請求的口吻說：“如果您方便的話，能否留張名片給我？” 2、作為接名片的人，雙手接過名片后，應(yīng)仔細地看一遍，千萬不要看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。（四）迎接客人應(yīng)提前為客人準備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙準備交通工具，那樣會因讓客人久等而誤事。（五）主人應(yīng)提前為客人準備好住宿，幫客人辦理好一切手續(xù)并將客人領(lǐng)進房間，同時向客人介紹住處的服務(wù)、設(shè)施，將活動的計劃、日程安排交給客人，并把準備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。（六）將客人送到住地后，主人不要立即離去，應(yīng)陪客人稍作停留，熱情交談，談話內(nèi)容要讓客人感到滿意，比如客人參與活動的背景材料、當(dāng)?shù)仫L(fēng)土人情、有特點的自然景觀、特產(chǎn)、物價等。考慮到客人一路旅途勞累，主人不宜久留，讓客人早些休息。分手時將下次聯(lián)系的時間、地點、方式等告訴客人。二、接待禮儀接待客人要注意以下幾點。（一）客人要找的負責(zé)人不在時，要明確告訴對方負責(zé)人到何處去了，以及何時回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負責(zé)人到對方單位去。（二）客人到來時，我方負責(zé)人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人愿意等待，應(yīng)該向客人提供飲料、雜志，如果可能，應(yīng)該時常為客人換飲料。（三）接待人員帶領(lǐng)客人到達目的地，應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢。 1、在走廊的引導(dǎo)方法。接待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)。 2、在樓梯的引導(dǎo)方法。當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時，應(yīng)該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時，應(yīng)該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時，接待人員應(yīng)該注意客人的安全。 3、在電梯的引導(dǎo)方法。引導(dǎo)客人乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，等客人進入后關(guān)閉電梯門，到達時，接待人員按“開”的鈕，讓客人先走出電梯。 4、客廳里的引導(dǎo)方法。當(dāng)客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下后，才能行點頭禮后離開。如客人錯坐下座，應(yīng)請客人改坐上座（一般靠近門的一方為下座）。（四）誠心誠意的奉茶。我國人民習(xí)慣以茶水招待客人，在招待尊貴客人時，茶具要特別講究，倒茶有許多規(guī)矩，遞茶也有許多講究。

無論是哪個工作崗位都會參加一些會議，所以掌握一些會議禮儀是十分有必要的。開會前手機設(shè)置靜音或關(guān)機；會議遲到找個空位就近入座；會議期間不得喧嘩吵鬧；不要隨意打斷別人發(fā)言；注意位次不可隨意亂坐，這些基本的禮儀都是需要知道的。

【溫馨提示】本次分享的會議主持需要什么手續(xù)和會議主持需要什么手續(xù)和材料的問題是否解決了您的問題，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議收費，青島會議旅游，青島會議酒店，青島會議主持人，青島會議場地，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。