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會務工作是為會議服務的各種具體事務工作。它包括如下幾個方面。第一，會議預案制定。會議預案即會議籌備方案，預案制定的好壞直接影響會議的質(zhì)量。
會議預案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內(nèi)部的職責分工及工作人員的調(diào)配、會場布置、會議議程，如有選舉、發(fā)獎、攝影、錄像等項，也應列入預案。
第二，準備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會前分發(fā)或會上分發(fā))。
第三，會議通知。會議通知的擬議與分發(fā)必須及時。重要會議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實，以了解對方能否如期出席會議。
第四，會前檢查。這包括對預案執(zhí)行情況的匯報檢查和現(xiàn)場檢查的兩種方式。匯報檢查主要由籌備工作負責人向會議主持人或主要領(lǐng)導匯報全面的準備情況及存在的問題，重點是會議文件材料。現(xiàn)場檢查重點在于會場的布置和安全保衛(wèi)工作。
第五，會議進行時的具體服務。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發(fā)等。大型集會的現(xiàn)場指揮和特殊情況下的應急措施等不僅要在預案中作為專項列出，還要確定好指揮人員及其指揮標志。
第六，會議結(jié)束時的會務工作，包括對會議內(nèi)容的總結(jié)，會議紀要的撰寫與分發(fā)，會議新聞報道或舉行新聞發(fā)布會、記者招待會等，會務工作總結(jié)。此外如代表離會、財務結(jié)算、物資清退等各項善后工作。
會議有規(guī)模大小和時間長短之分。會議的規(guī)模可以從幾人到幾萬人不等，時間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會議工作內(nèi)容和流程分成三個階段：會前準備階段，會議實施階段和評估總結(jié)階段。
會前準備：
會前準備就是對會議的事前計劃，他是為達到會議的目標而對各種工作任務所做出的系統(tǒng)安排，會前計劃一般包括以下內(nèi)容：會議策劃，會議選址，制定營銷方案和預算制定。
會議策劃：
（1）策劃委員會：策劃委員會是一個對會議負有某些責任的團隊，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。
制定目標：一個具體的目標并且文字形式落實在書面上。
確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。
具體運作：實地場景考察，設(shè)計評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。
（2）策劃方案：會議策劃的內(nèi)容主要包括：
邀請誰？實際有多少人出席？
有效的會議需要充分的時間，必須考慮節(jié)假日等。
會議在哪里舉行。
會議的明確的目標。
會議的具體形式，包括會議的開幕式閉幕式等，具體的會議內(nèi)容。
2.會議選址：
（1）會議地點類型：
酒店：一些中小型會議多選擇酒店進行。
會議中心：會議中心是為大型會議而專門設(shè)計的，一般不設(shè)置客房和娛樂區(qū)。
大學：大多數(shù)學校都擁有專門的學術(shù)報告廳，有些也是對社會開放的。
輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會議設(shè)施。
療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開會。
（2）會議的地點選擇
會議的地點選擇一般要從以下的幾個方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會議的歷史
3.住宿的條件
4.地點的收費狀況
5.地點的安全因素
5.地點的服務設(shè)施是否全面
6.附近的景點，是否能互惠合作等。
（3）制定營銷方案等
市場的宣傳對于一個會議的成敗至關(guān)
1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預期。
2.宣傳材料，宣傳材料要什么風格。
3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？
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（4）預算制定
控制會議的預算就相當于掌握了整個會議，預算的第一步就是確認此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費用。費用包括兩類，暨固定費用和可變化費用，無論預算多么準確，都會有意料之外的狀況發(fā)生，總預算應有10%的額外費用。
會議實施
實施會議方案時，其工作內(nèi)容包括：參會人員的登記注冊，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡場地，必要時解決糾紛等。
會議實施一般包括以下幾點步驟
1.編制會場手冊。
2.設(shè)置信息中心（提供實時服務）
3.建立指導委員會（負責現(xiàn)場的指導工作進行）
三、總結(jié)和評估
會議的總結(jié)與評估（會議一旦結(jié)束，應該立即對其進行評估工作），一般分為3個部分
1.從籌備到會議結(jié)束的各項工作總結(jié)
2.效益分析和核算成本
3.本項目市場調(diào)查
4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關(guān)系）
5.召開表彰會，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴大影響力）。
籌辦學術(shù)會議需綜合考慮規(guī)模、內(nèi)容及資源等因素，確保流程順暢，提升參會體驗。以下為籌備學術(shù)會議的一般步驟。
一、會前準備
1、擬定會議計劃：確定主題、地點、規(guī)模、主講人、嘉賓，制定經(jīng)費預算及籌資方案。建議提前八個月開始籌備，對于大型會議應預留更多時間。會議計劃需包括日程安排、細節(jié)及注意事項，并成立會務組明確分工。
2、建立會議官網(wǎng)：官網(wǎng)需包含會議內(nèi)容信息，若需征稿，應明確征稿范圍、周期、出版渠道及審稿人。發(fā)布征稿信息，邀請技術(shù)委員會及重要嘉賓。
3、會議推廣及通知：通過多種渠道邀請參會者，詳細告知會議時間、地點、演講者及主題、征稿方式等。跟進注冊與投稿，提前確認嘉賓參會情況，發(fā)送正式通知，包括會址、交通、報道、住宿及是否參與發(fā)言等。
4、臨近會議準備：準備會議資料、會場標識及設(shè)備，布置會場，包括座次安排、環(huán)境布置及設(shè)備檢查。
二、會議進行中
1、會議報到：提供接送服務，安排現(xiàn)場簽到、發(fā)放會議材料及住宿安排，通知重要事項。
2、會場組織：接待嘉賓，引導至正確位置，巡視會場，調(diào)動討論，協(xié)助講者，進行會議記錄。
三、會后安排
1、整理會議文件：整理記錄，形成簡報或紀要，撰寫總結(jié)向上級匯報或發(fā)布。分類歸檔會議材料。
2、送別嘉賓：根據(jù)返程時間安排送行，發(fā)放會議照片、資料及講稿，結(jié)清費用。
3、后續(xù)工作：結(jié)算開支，歸還租賃物品，清理會場。論文出版，向作者提供電子或紙質(zhì)刊物。
4、相關(guān)提示：選擇MeetConf一站式學術(shù)會議管理平臺，可實現(xiàn)在線會議籌備，包括搭建微網(wǎng)、論文管理、通知、收款、簽到及證書下載等，省時省力，提高辦會效率。
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最近在找國際會議策劃方面的實習，發(fā)帖攢人品。
承辦方：
一．會前：
1．與會議主辦方洽談
2．提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預案書給會議方
3．派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。
4．確定方案，簽訂合同，預付定金。
二．會中
1．會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、攻關(guān)等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。
2．會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關(guān)物品。
3．會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
4．會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。
5．會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認。
6．會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。
7．會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。
8．會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關(guān)服務。
三．會后
1．結(jié)帳：提供會議過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明，專人與客戶進行核對并結(jié)帳
2、資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。
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主辦方：跟進細節(jié)
1、在會議開始之前做全局性的總體策劃，做出會議進程“時間進度表”；
2、一般情況下以電話通知各單位在何時、何地舉行會議，并確認各單位與會代表人數(shù)。
3、如果會議形式比較鄭重，除電話聯(lián)系外，需要以書面文件或通知單、邀請函的形式與各單位聯(lián)系，并取得明確答復（如書面文件或通知單、邀請函需特殊制作，與印刷廠商協(xié)商處理）。
4、取得會議承辦方開出的可提供的服務項目表，針對所需的服務與會議承辦方簽署相關(guān)協(xié)議、合同，以法律手段保護自己的合法權(quán)益。
5、制定出會議日程表和會議演講稿及相關(guān)報告內(nèi)容，如果會議內(nèi)容并不涉及內(nèi)部機密，也可將情況告之會議承辦方，請他們協(xié)助制定。
6、在有了會議承辦方幫助聯(lián)系酒店、機場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊等單位的同時，根據(jù)“時間進度表”進行及時的詢問，落實計劃的進度。
7、會議開始時參與報到工作，作好協(xié)調(diào)工作，分發(fā)資料，同時可以認識新朋友，加深與老朋友的關(guān)系。如果與會代表是要交會務費的，收取會務費。
8、報到結(jié)束后，及時通知會議承辦方最準確的人數(shù)、房間數(shù)，多出或少出的房間及時與酒店協(xié)商解決，避免不必要的麻煩。
9、正式會議開始之前，檢查會場的布置工作（燈光、音響、場形、綠化和特殊設(shè)備），確保萬無一失。
10、與會議承辦方協(xié)商制定出合理的用餐、叫醒、開會時間。
11、作好會議期間的協(xié)調(diào)工作。
12、制定與公司和此會議的總目標相一致財務預算，定金一般是先預交總費用的50%，其余費用會議結(jié)束時一并解清。
13、會議結(jié)束后，根據(jù)實際情況做出此次會議的總結(jié)報告，備檔。
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需要注意的原則
一、確立明確的目標
對任何一個商業(yè)公司而言，要想讓會議開得有價值，必須要有一個明確的目的。通過會議獲取所需，提供給與會者相應的價值，并且能回報投資。
二、完善信息的采集與分析
信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細節(jié)請看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會議的出席者、了解媒體、了解預算、分析自己的不足等。
三、追求不斷的創(chuàng)新
每一次會議都是對創(chuàng)新能力的挑戰(zhàn)，無論在內(nèi)容或形式上，不斷的創(chuàng)新能使每一次會議都充滿激情與樂趣。
四、制定周密的計劃
無論是甘特圖還是進度表，一個周密的計劃必須包括會議里所有的細節(jié)，另外，保證定期的追蹤可以避免一個周密的計劃成為項目經(jīng)理墻壁上的裝飾。
五、實施嚴格的現(xiàn)場管理
在進行現(xiàn)場管理時，一定要嚴格地對照計劃表上的事項進行操作，任何疏漏都會導致會議的失敗。此外，現(xiàn)場負責人需要有隨機應變的能力（參見14條）
六、結(jié)束與細致的總結(jié)
成功的會議需要有創(chuàng)造性的規(guī)劃；積極的談判和交流的技巧；規(guī)范的操作和財務管理；優(yōu)秀的包裝和系統(tǒng)的反饋。在會議結(jié)束后總結(jié)一下你提供了多少價值？什么是你公司的投資收益？與會者明年還會參加你的會議嗎？將這些答案匯總起來，應用于下一次的會議計劃。
七、爭取優(yōu)秀，而不是完美
無論會議大小與否，再好的會議計劃都不可能達到完美，最重要的事情是建議、設(shè)計和修正。
八、了解會議涉及的行業(yè)
為了提供成功的會議管理，組織者必須了解會議所涉及的行業(yè)，專業(yè)術(shù)語和行業(yè)整體趨勢等方面的內(nèi)容。
九、不要為了省小錢而在大事情上糊涂
保證合作的供應商提供高品質(zhì)的服務，千萬不要為了省點小錢而犧牲了會議的品質(zhì)，到最后損失最大的還是你自己。
十、記住、顧客永遠是第一
你的聽眾是你的顧客，他們會付帳給你，因此他們必須要感受和接受到價值，他們必須要體會到此次會議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要，請記住：顧客永遠是第一重要的！
十一、合理控制預算
要學會分析并合理地使用預算。額外花費的錢應該首先使與會者收益。
十二、最大限度地使用技術(shù)
技術(shù)能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術(shù)，使得顧客和工作人員都能很輕松地運用技術(shù)，但是，必須記住不可用技術(shù)代替人與人之間的交流。（技術(shù)的運用參看“多媒體會議包裝”）
十三、清晰而明確的溝通
清晰而明確的交流是整個項目成功的關(guān)鍵。想象你是一個與會者，不了解內(nèi)部的計劃、程序或是后備工作，如何在最短的時間內(nèi)了解這一切呢？
十四、成熟的危機管理
針對不可預見的問題與可能的場景危機，必須準備好解決方案，將最壞的結(jié)果羅列出來，然后逐一提出解決方案。
十五、提供足夠的價值
為了滿足與會者的需求，一個會議項目應該能提供給聽眾有用的價值，無論是教育還是培訓抑或是新產(chǎn)品發(fā)布會或經(jīng)銷商會議---內(nèi)容是關(guān)鍵，充實的內(nèi)容將使價值在會議中得以體現(xiàn)。
馬邦出行
排名第一的回答非常好了！
不過就接待這塊我想我可以提到一些
第一：確定嘉賓的交通方式！
飛機：拿到出發(fā)日期，航班號，幾個人，聯(lián)系方式，聯(lián)系人
高鐵：和飛機確定的信息一樣，只是高鐵車次號！
機場和高鐵站需要安排專人舉牌接待！可以用你們的會議主題打個牌子！工作人員提前收悉機場環(huán)境！
第二：第一條的信息拿到以后就要找當?shù)氐钠饬耍?/p>
把這些信息發(fā)給租賃公司車隊負責人！注意哪些是需要英文司機哪些中文即可！他們會重新整理梳理這些信息并且會安排哪個車牌哪個司機聯(lián)系方式一個表出來！給到你們！
這樣你們心里也就有底了！
另外，如果有重要嘉賓需要在當?shù)赜密嚕敲醋詈檬呛蛙囮犼犻L溝通好來給客戶訂哪個車就聽這個嘉賓調(diào)用即可！
我們公司曾經(jīng)接過用車達到300輛車的需求！
車型小到雙R、BBA、別商，大到53座大巴車！
【溫馨提示】學術(shù)會議準備事項包括和學術(shù)會議準備事項包括什么的問題，以上的文章解決了您的問題嗎？部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議會場，青島會議酒店，青島會議接送，青島會議服務，青島會議用車，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。