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會議和會務(wù)的主要區(qū)別在于它們的定義、內(nèi)容和范圍。
會議通常指的是一種集合了多方參與者，以討論、交流、決策或解決問題為目的的正式活動。會議有明確的時間、地點和議程，可以包括演講、報告、討論、投票等多種形式。會議的主要目標(biāo)是促進信息共享、加強合作、制定計劃或策略，以及做出決策。例如，企業(yè)內(nèi)部的月度例會、國際性的學(xué)術(shù)會議、政治性的談判會議等，都是不同類型和目的的會議。
而會務(wù)則是一個更為寬泛的概念，它涵蓋了與會議相關(guān)的所有準(zhǔn)備工作和服務(wù)。會務(wù)工作包括但不限于會議策劃、場地選擇、布置與裝飾、設(shè)備管理、資料準(zhǔn)備、接待與簽到、餐飲住宿安排、交通協(xié)調(diào)、安全保障等。會務(wù)工作的目標(biāo)是確保會議的順利進行，為參會者提供舒適、高效的環(huán)境和服務(wù)。例如，一場大型的國際會議，除了會議本身，還需要有專門的會務(wù)團隊來負責(zé)各種后勤保障和協(xié)調(diào)工作。
簡單來說，會議是核心內(nèi)容的交流和討論過程，而會務(wù)則是為了支持會議的順利進行所提供的各種準(zhǔn)備和服務(wù)工作。會議更注重內(nèi)容，而會務(wù)更注重形式和流程。兩者相輔相成，共同構(gòu)成了一個完整的會議活動。
在實際操作中，會議和會務(wù)的界限并不總是那么清晰。有時，會務(wù)工作也會包含一些會議的內(nèi)容策劃和組織，而會議本身也可能需要一些會務(wù)的支持。因此，在具體的應(yīng)用中，需要根據(jù)實際情況來靈活理解和運用這兩個概念。
會議準(zhǔn)備工作流程
一、擬定會議工作方案
一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議記錄簡報工作、會議經(jīng)費預(yù)算、食宿安排、保衛(wèi)和保密工作等。
二、選定、安排議題
會議討論的問題、決策的對象，就是議題。大中型會議的議題由會議領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志確定。日常會議的議題，有的由分管某項工作的領(lǐng)導(dǎo)同志提出，有的由下級機關(guān)或者根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志指示準(zhǔn)備議題，然后將收集到的議題進行篩選，加以修改、討論、充實，報請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查后，按周、月或季度統(tǒng)籌安排。
三、擬定會議議程、日程和程序
議程，是會議所要通過文件、解決問題的概略安排。用簡練文字逐項寫出即可。日程，是在一般時間內(nèi)會議進行的具體安排，一般采用簡短文字或表格方式，將會議期間每天上午、下午及晚上的活動列出即可，如有說明，附于表后。程序，是一次會議按照時間先后或依次安排的工作步驟。程序可繁可簡，可粗可細。議程、日程應(yīng)當(dāng)事先發(fā)給與會人員，有的代表大會還應(yīng)提出交大會主席團通過后才能生效。程序只供領(lǐng)導(dǎo)同志主持會議時參考，不發(fā)給其他同志。
四、準(zhǔn)備會議文件、報告
日常工作會議的文件、報告，主要應(yīng)由各職能部門起草此液準(zhǔn)備。會議秘書部門應(yīng)于會前通知有關(guān)部門報送會議文件，對文件內(nèi)容和質(zhì)量進行初審，并向領(lǐng)導(dǎo)同志提出所報送的文件能否提交會議討論的意見。
五、提出與會人員名單
提名與會人員，是一項重要的政治性很強的工作，應(yīng)當(dāng)掌握以下原則；一是周到全面。日常工作會議請與會議討論議題密切相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)同志列席；臨時性會議，屬于征求意見性質(zhì)的，應(yīng)請有關(guān)方面的主要領(lǐng)導(dǎo)同志和代表參加；屬于專業(yè)性質(zhì)的，應(yīng)請各有關(guān)方面主管該項工作的領(lǐng)導(dǎo)同志、專家和在該方面有實際經(jīng)驗的工作者參加；屬于紀念、慶祝性質(zhì)的，應(yīng)請一些有名望、影響與所紀念、慶祝事項有關(guān)的同志及各民主黨派人士、各界代表參加。二是寬嚴適度，準(zhǔn)確無誤。從有利工作和便于保密的角度出發(fā)，做到提名合情合理，不寬不嚴，不錯提，不漏提。三是無論出席或列席會議人員，均不帶助手。四是會議秘書工作人員提出的與會人員名單，需要報請領(lǐng)導(dǎo)同志審核后方能最后確定。
六、編排分組
多次性的森慎物大中型會議在參加會議人員名單確定之后，要對與會人員進行編組，即按照一定的'規(guī)律將全體與會人員劃分若干小組，以方便討論問題。編組的基本方法有：根據(jù)地域編組；根據(jù)系統(tǒng)或行業(yè)編組；完全按人數(shù)編組。在進行編組時，要注意組的數(shù)量、規(guī)模適中。編組要全面周到，盡可有將召集會議機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志分散到各個組。
七、選定、布置會場
1.選定會場。會場的選擇，要結(jié)合開會人數(shù)、會議內(nèi)容等綜合考慮。在有條件的情況下，主要考慮下列因素：第一，會場大小適中，以每人平均2~3平米為宜。太大顯得松散，過小則擁擠。第二，會場地點適中。第三，會場附屬設(shè)施齊全，包括照明、通訊、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴音、錄音等。
2.布置會場。不同的會議，要求有不同的布置形式。黨的代表會議會場要求樸素大方，人民代表大會會場要求莊嚴隆重，慶祝大會會場要求喜慶熱烈，追悼會會場要求莊重肅穆，座談會會場要求和諧融洽，紀念性會議會場要求隆重典雅，日常工作會議會場要求簡單實用。這里主要講一下會場形式和排列座次問題。
八、制發(fā)會議證件
會議證件是表明與會議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。會議證件可分為兩類：一類是會議正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請柬等；另一類是工作證件，包括工作證、記者證、出入證、汽車證等。各種證件的內(nèi)容欄目，大致包括會議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證件號碼等。有些重要證件還應(yīng)貼一寸免冠半身照片，加蓋鋼印，以防偽造。
九、發(fā)布會議通知
各項會議準(zhǔn)備工作基本就緒后，要盡早發(fā)出開會通知，以便與會人員提前做好準(zhǔn)備。一般分書面通知和口頭通知兩種。書面通知態(tài)度莊重嚴肅，備忘性好，參加人數(shù)較多或比較莊重的會議，宜發(fā)書面通知。口頭通知特別是電話通知，應(yīng)擬一個電話通知稿，以便簡明、扼要、完整地進行通知。重要會議的通知發(fā)出后，應(yīng)及時檢查并進行落實。
十、制定會議須知
會議須知的內(nèi)容主要包括會議保密紀律、請假制度、會客制度、安全要求、作息時間和其他注意事項。
十一、負責(zé)會議報到
會議報到是指需要集中住宿的中大型會議的與會者到達開會地點并通知會議秘書部門。報到是會議秘書部門準(zhǔn)確掌握與會人員到會情況并實施組織的重要一環(huán)。對于應(yīng)該報到而未及時報到的，應(yīng)注意催促。報到完畢后，應(yīng)匯總情況，向會議領(lǐng)導(dǎo)報告。
十二、會議秘書工作機構(gòu)的設(shè)置和工作人員的調(diào)配
日常工作性會議、小型會議，一般由常設(shè)會議秘書部門或固定的專職、兼職會議秘書工作人員負責(zé)會議工作。規(guī)模較大且又較重要的會議，組織精干有力的工作班子或成立大會秘書處，下設(shè)若干工作小組如秘書組、文件組、業(yè)務(wù)選舉組、簡報組、宣傳報道組、翻譯組、總務(wù)組、警衛(wèi)組、交通組等。明確分工，各負其責(zé)，保證會議順利進行。
開會前做好準(zhǔn)備工作可以幫助會議更加高效、有序地進行，以下是一些建議：
1.確定會議目的和議程：在開會前，明確會議的目的和議程，確定需要討論的議題和決策事項，制定詳細的議程安排，并提前分發(fā)給參會人員，讓他們有充足的時間準(zhǔn)備。
2.收集相關(guān)資料：為了更好地討論會議議題，需要提前收集相關(guān)的資料和信息，并分發(fā)給參會人員。這些資料可以包括報告、圖表、數(shù)據(jù)等，以便參會人員更好地了解議題背景和相關(guān)情況。
3.確定參會人員：根據(jù)會議目的和議程，確定需要參加會議的人員，并提前通知他們。確保參會人員已經(jīng)收到了會議通知和議程，并了解自己在會議中的角色和責(zé)任。
4.準(zhǔn)備會議設(shè)備和場地：根據(jù)會議需要，準(zhǔn)備相應(yīng)的會議設(shè)備，如投影儀、音響設(shè)備、視頻會議設(shè)備等。同時，還需要確保會議場地干凈整潔、舒適，并為參會人員提供足夠的座位和空間。
5.提前安排會議時間：為了確保參會人員能夠準(zhǔn)時參加會議，需要提前安排會議時間，并在會前提醒參會人員。同時，還需要考慮到參會人員的時間和日程安排，確保會議時間的合理性。
6.做好會議記錄：為了確保會議的決策和結(jié)果能夠得到有效的記錄和追蹤，需要安排專門的人員做好會議記錄。會議記錄應(yīng)該包括會議議程、討論內(nèi)容、決策事項等，以便后續(xù)追蹤和落實。
開會前做好充分的準(zhǔn)備工作可以提高會議效率和效果，讓參會人員更好地參與討論和決策，達成會議目標(biāo)。
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