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第一，會議紀(jì)要的簽發(fā)。會議紀(jì)要一般開完會的第二天簽發(fā)，雖無明文規(guī)定，但都是本著及時傳達(dá)會議精神的目的，第二天就會簽發(fā)。主要有以下幾條依據(jù)：
1、會議紀(jì)要是記載和傳達(dá)會議情況和議定事項時使用的一種法定公文，要集中、綜合地反映會議的主要議定事項，起具體指導(dǎo)和規(guī)范的作用，是對會議記錄的總結(jié)與升華，需要一個整理的時間，不可能開完會就簽發(fā)。
2、會議紀(jì)要，要及時的傳達(dá)會議精神，不能拖得時間太長，與會人員要及時領(lǐng)悟和學(xué)習(xí)，會后第二天就簽發(fā)，屬于比較及時且合理的。
3、會議紀(jì)要下達(dá)后，與會人員學(xué)習(xí)后會提出一些問題，為了更好地解決問題，會后第二天簽發(fā)，屬于最佳時段。
第二，會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)形式。
1、標(biāo)題。有兩種格式：一是，會議名稱加紀(jì)要，也就是在“紀(jì)要”兩個字前寫上會議名稱。二是，把會議的主要內(nèi)容在標(biāo)題里揭示出來，類似文件標(biāo)題式的。
2、開頭。簡要介紹會議概況，其中包括：會議召開的形勢和背景；會議的指導(dǎo)思想和目的要求；會議的名稱、時間、地點、與會人員、主持者；會議的主要議題或解決什么問題；對會議的評價。
3、文號格式。文號寫在標(biāo)題的正下方，由年份、序號組成，用阿拉伯?dāng)?shù)字全稱標(biāo)出，并用“〔〕”括入，如：〔2004〕67號。辦公會議紀(jì)要對文號一般不做必須的要求，但是在辦公例會中一般要有文號，如“第XX期”、“第XX次”，寫在標(biāo)題的正下方。
4、制文時間。會議紀(jì)要的時間可以寫在標(biāo)題的下方，也可以寫在正文的右下方、主辦單位的下面，要用漢字寫明“年、月、日”，如“二〇〇二年八月十六日”。
5、正文。它是紀(jì)要的主體部分，是對會議的主要內(nèi)容、主要精神、主要原則以及基本結(jié)論和今后任務(wù)等進行具體的綜合和闡述。要從會議的客觀實際出發(fā)，從會議的具體內(nèi)容出發(fā)，抓中心，抓要點。抓中心就是抓住會議中心思想、中心問題、中心工作；所謂要點，就是會議主要內(nèi)容。要對此進行條理化的紀(jì)要；會議紀(jì)要是以整個會議的名義表述的，因此，必須概括會議的共同決定，反映會議的全貌。凡沒有形成一致意見的問題，則需要分別論述并寫明分歧之所在；要掌握并運用馬列主義的基本理論與黨的方針、政策對會議進行概括與總結(jié)。它是貫穿在紀(jì)要始終的一條紅線；為了敘述方便，眉目清楚，常用“會議認(rèn)為”、“會議指出”、“會議強調(diào)”、“與會人員一致表示”等詞語，做為段落的開頭語。也有用在段中的，仍起強調(diào)的作用；屬于介紹性文字，筆者可以靈活自由敘述，但屬于引用性文字，必須忠實于發(fā)言原意，不能篡改，也不可強加于人；小型會議，側(cè)重于綜合會議發(fā)言和討論情況，并要列出決議的事項。大型會議內(nèi)容較多，正文可以分幾部分來寫。常見的有三種：一是概括敘述式；二是分列標(biāo)題式；三是發(fā)言記錄式。
6、結(jié)尾。一般寫法是提出號召和希望。但要根據(jù)會議的內(nèi)容和紀(jì)要的要求，有的是以會議名義向本地區(qū)或本系統(tǒng)發(fā)出號召，要求廣大干部認(rèn)真貫徹執(zhí)行會議精神，奪取新的勝利；有的是突出強調(diào)貫徹落實會議精神的關(guān)鍵問題，指出核心問題；有的是對會議做出簡要評價，結(jié)合提出希望要求。
第三，會議紀(jì)要的注意問題：
1、要突出中心。
2、注意吸收正確意見。
3、要條理化、理論化。
4、要忠于會議的實際內(nèi)容。
5、要認(rèn)真做好會議記錄，詳盡地占有材料；并且要認(rèn)真研究會議的精神，以便對材料正確取舍，合理刪減。
6、會議紀(jì)要是與會者共同意志的體現(xiàn)，落款應(yīng)是全體與會單位，故不寫落款，不加蓋公章，與會者帶回去執(zhí)行就行了。
會議紀(jì)要是指用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項的法定公文，要集中、綜合地反映會議的主要議定事項，起具體指導(dǎo)和規(guī)范的作用。
格式內(nèi)容：
1、標(biāo)題。由"會議名稱+會議紀(jì)要"構(gòu)成。
2、導(dǎo)言。介紹會議召開的基本情況，如時間、地點，參加人，討論的問題。
3、會議的成果及議定的事項，應(yīng)逐項列出。
4、希望。會議對未來提出的方案及構(gòu)想。
會議紀(jì)要。會議紀(jì)要是在會議記錄基礎(chǔ)上經(jīng)過加工、整理出來的一種記敘性和介紹性的文件。會議紀(jì)要通常由標(biāo)題、正文、落款三部分構(gòu)成。
會議紀(jì)要正文一般由兩部分組成。
1、會議概況。主要包括會議時間、地點、名稱、主持人，與會人員，基本議程。
2、會議的精神和議定事項。常務(wù)會、辦公會、日常工作例會的紀(jì)要，一般包括會議內(nèi)容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業(yè)會議和座談會的紀(jì)要，往往還要寫出經(jīng)驗、做法、今后工作的意見、措施和要求。
會議紀(jì)要的特點
1、內(nèi)容的紀(jì)實性。會議紀(jì)要如實地反映會議內(nèi)容，它不能離開會議實際搞再創(chuàng)作，不能搞人為的拔高、深化和填平補齊。否則，就會失去其內(nèi)容的客觀真實性，違反紀(jì)實的要求。
2、表達(dá)的要點性。會議紀(jì)要是依據(jù)會議情況綜合而成的。撰寫會議紀(jì)要應(yīng)圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點應(yīng)放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳。
3、稱謂的特殊性。會議紀(jì)要一般采用第三人稱寫法。由于會議紀(jì)要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議”作為表述主體，“會議認(rèn)為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等就是稱謂特殊性的表現(xiàn)。
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