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為了展示我們公司的專業(yè)形象和優(yōu)質(zhì)服務(wù)，我們需要對(duì)前臺(tái)接待的禮儀和流程有詳細(xì)的理解和執(zhí)行。以下是具體的接待準(zhǔn)則：
1.對(duì)于初次到訪的客戶，由于他們對(duì)公司可能不夠了解，可能會(huì)有一些疑慮或不信任。因此，我們應(yīng)該適時(shí)邀請(qǐng)他們來(lái)公司實(shí)地參觀，以消除他們的疑慮。
2.對(duì)于與我們已有長(zhǎng)期業(yè)務(wù)往來(lái)的客戶，為了進(jìn)一步深化雙方的關(guān)系，我們也可以邀請(qǐng)他們來(lái)公司參觀，以增進(jìn)彼此的感情。
3.我們需要與客戶提前約定會(huì)面時(shí)間，并向他們提供公司的具體地址。根據(jù)不同行業(yè)的特點(diǎn)，我們可以準(zhǔn)備一些印有公司路線的指示圖，以便通過(guò)傳真或電話指導(dǎo)客戶如何到達(dá)。
4.當(dāng)客戶到達(dá)公司時(shí)，前臺(tái)工作人員應(yīng)立即起身迎接，并禮貌地詢問(wèn)：“您好，請(qǐng)問(wèn)您要見(jiàn)哪位？”同時(shí)請(qǐng)客戶在前臺(tái)稍等，并迅速通過(guò)內(nèi)線電話通知被訪部門(mén)。被訪人員應(yīng)該立即放下手頭的工作，迅速前往前臺(tái)迎接客人。
5.見(jiàn)到客人時(shí)，首先要問(wèn)候：“您好，讓您久等了，真高興見(jiàn)到您。”
6.主動(dòng)與客戶握手。對(duì)于初次見(jiàn)面的客戶，我們應(yīng)該提前準(zhǔn)備好名片，主動(dòng)雙手遞給客人。對(duì)于來(lái)訪的客人，我們應(yīng)給每位客人贈(zèng)送一張名片，并按照客人的職務(wù)和年齡順序分發(fā)。在接收客人名片時(shí)，我們也應(yīng)該用雙手接過(guò)，并表示感謝。
7.引領(lǐng)客人進(jìn)入工作區(qū)，首先陪同客人參觀整個(gè)辦公區(qū)，并簡(jiǎn)單介紹各部門(mén)的業(yè)務(wù)。
8.在參觀過(guò)程中，我們應(yīng)該保持在客戶身后半步的距離，緊跟客戶。如果需要指引方向，我們應(yīng)該快步走到前面。
9.如果需要介紹領(lǐng)導(dǎo)與客戶認(rèn)識(shí)，應(yīng)先介紹客戶，然后介紹自己的領(lǐng)導(dǎo)，按照職務(wù)和長(zhǎng)幼順序進(jìn)行介紹。
10.請(qǐng)客戶進(jìn)入會(huì)議室時(shí)，應(yīng)先讓客戶坐在主位上，然后自己再坐下。
11.前臺(tái)應(yīng)在客人進(jìn)入會(huì)議室后盡快為他們倒水，并將其遞至客人面前。而我方被訪人員則不需要倒水。
12.在會(huì)談過(guò)程中，應(yīng)保持良好的坐姿，雙腿并攏，脊背挺直，雙目平視，面帶微笑。對(duì)于重要的會(huì)談信息，應(yīng)做書(shū)面記錄。
13.當(dāng)客戶來(lái)公司參觀時(shí)，應(yīng)提前通知制作部附近的部門(mén)，讓同事們注意自己的言行。
14.根據(jù)客戶的需求和重要性，在他們準(zhǔn)備離開(kāi)時(shí)，準(zhǔn)備好相關(guān)的刊物和禮品，并將其裝入我公司印制的紙袋中。
15.在客戶離開(kāi)公司時(shí)，應(yīng)為客戶開(kāi)門(mén)。如果需要乘坐電梯，應(yīng)請(qǐng)客戶先進(jìn)電梯。與客戶握手道別，并目送他們離開(kāi)。
16.會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)清理會(huì)議室內(nèi)的遺留物品。
17.當(dāng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公司視察時(shí)，行政助理應(yīng)及時(shí)通知總經(jīng)理，并由總經(jīng)理陪同視察。如果領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過(guò)任何一個(gè)辦公區(qū)，該區(qū)的員工應(yīng)起立并向領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)好。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)詢問(wèn)一些情況時(shí)，應(yīng)先做自我介紹，然后簡(jiǎn)潔明了地回答。
會(huì)議接待禮儀
1、修飾
男職工胡須應(yīng)修剪整潔，頭發(fā)長(zhǎng)不覆額、側(cè)不掩耳、后不觸領(lǐng)。女職工淡妝上崗、，修飾文雅，且與年齡、身份相符。工作時(shí)間不能當(dāng)眾化裝。注意講究公共衛(wèi)生，上班前不應(yīng)吃帶有刺激性氣味的食物，避免口腔異味。
2、著裝
所有員工統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服，男士?jī)?nèi)穿藍(lán)色襯衣工作服，女士?jī)?nèi)穿白色襯衣工作服，服裝應(yīng)完好、無(wú)污漬，扣子齊全，不漏扣、錯(cuò)扣。打好領(lǐng)帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，并做到不挽袖口和褲腳。
上崗期間員工必須佩帶工作證牌，公司領(lǐng)導(dǎo)使用佩帶在左胸的證牌，公司其他員工使用掛在胸前的證牌。
3、舉止規(guī)范
接待時(shí)注意力集中，展現(xiàn)良好的精神狀態(tài)，無(wú)疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力，步幅適當(dāng)，節(jié)奏適宜。
避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等，實(shí)在難以控制時(shí)應(yīng)側(cè)面回避。與領(lǐng)導(dǎo)、客人交談時(shí)，要神態(tài)專注，表情自然，表達(dá)得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動(dòng)和抓耳撓腮。
會(huì)議接待人員分工確定
要確保會(huì)議的順利進(jìn)行，必須要對(duì)會(huì)議接待人員進(jìn)行明確分工，具體內(nèi)容如下：
1、確定惟一的聯(lián)絡(luò)人
要確定惟一的聯(lián)絡(luò)人員，而且要自始至終由這個(gè)人來(lái)聯(lián)系，千萬(wàn)不要今天這個(gè)人負(fù)責(zé)聯(lián)系，明天又換另外一個(gè)，這樣會(huì)讓接到通知的人搞不清到底是哪一個(gè)部門(mén)通知開(kāi)會(huì);
2、確定主席
要從會(huì)議召集者、參與會(huì)議的最高領(lǐng)導(dǎo)、與議題關(guān)系最為緊密的人、現(xiàn)場(chǎng)控制能力較強(qiáng)的人和各方面代表均能接受的人中選定合適的會(huì)議主席。
3、確定會(huì)議記錄者
好的會(huì)議記錄者，除了具備傾聽(tīng)、互動(dòng)、發(fā)表意見(jiàn)的能力，而且還要具有良好的組織、綜合、比較能力。在會(huì)議過(guò)程中，會(huì)議記錄者有義務(wù)適時(shí)幫助與會(huì)者有系統(tǒng)地陳述意見(jiàn)及遵照議程進(jìn)行討論。
會(huì)場(chǎng)布置禮儀規(guī)范
1、會(huì)場(chǎng)選擇
選擇會(huì)場(chǎng)，要根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議的內(nèi)容來(lái)綜合考慮。最好是達(dá)到一下標(biāo)準(zhǔn)：
第一：大小要適中。會(huì)場(chǎng)太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會(huì)者一種不景氣的感覺(jué);會(huì)場(chǎng)太小，人數(shù)過(guò)多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無(wú)法把會(huì)開(kāi)好。所以，英國(guó)的首相丘吉爾曾說(shuō)：“絕對(duì)不用太大的房間，而只要一個(gè)大小正好的房間。”
第二：地點(diǎn)要合理。歷史召集的會(huì)議，一兩個(gè)小時(shí)就散的，可以把會(huì)場(chǎng)定在與會(huì)人員較集中的地方。超過(guò)一天的會(huì)議，應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會(huì)者住所較近一些，免得與會(huì)者來(lái)回奔波。
第三：附屬設(shè)施要齊全。會(huì)務(wù)人員一定要對(duì)會(huì)場(chǎng)的.照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行檢查，不能夠因?yàn)?ldquo;上次會(huì)議是從這里開(kāi)的，沒(méi)出什么問(wèn)題，”就草率地認(rèn)為“這回也會(huì)同樣順利”。否則，可能會(huì)造成損失。
第四：要有停車(chē)場(chǎng)。現(xiàn)代社會(huì)召集會(huì)議，“一雙草鞋一把傘”趕來(lái)開(kāi)會(huì)的人已經(jīng)不多了。轎車(chē)、摩托車(chē)都要有停放處，會(huì)才能開(kāi)得成。
2、會(huì)場(chǎng)的布置
在布置會(huì)場(chǎng)的時(shí)候可根據(jù)人員的不同布置會(huì)場(chǎng)
第一：圓桌型;這種形式適于10—20人左右的會(huì)議。座次安排應(yīng)注意來(lái)賓或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對(duì)面做，來(lái)賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門(mén)的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)相對(duì)而坐。同級(jí)別的對(duì)角線相對(duì)而坐。
第二：口字型;如果使用長(zhǎng)形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會(huì)議;
第三：教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達(dá)情況、指示為目的的會(huì)議，這時(shí)與會(huì)者人數(shù)比較多、而且與會(huì)者之間不需要討論、交流意見(jiàn)。這種形式主席臺(tái)與聽(tīng)眾席相對(duì)而坐。
主席臺(tái)的座次按人員的職務(wù)、社會(huì)的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。
3、會(huì)場(chǎng)資料準(zhǔn)備
會(huì)務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會(huì)議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會(huì)者，方便于與會(huì)者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。
會(huì)議倒水的禮儀：
1、順序：在會(huì)議中倒水時(shí)，應(yīng)從右邊開(kāi)始（領(lǐng)導(dǎo)先，順時(shí)針順序進(jìn)行），壺嘴不要對(duì)著客人，要從客人右邊倒水，主臺(tái)需要從背后倒水。
2、添水：倒水時(shí)應(yīng)用左手小指和無(wú)名指夾住高杯蓋上的小圓球，用大拇指、食指和中指握住杯把，從桌上端下茶杯，腿一前一后，側(cè)身把水倒入杯中。
3、倒茶：如果客人在工作或交談時(shí)，要說(shuō)“對(duì)不起”，且倒水時(shí)要注意不能太滿，以杯的七八分滿為宜。端放茶杯動(dòng)作不要過(guò)高，更不能從客人肩部和頭上越過(guò)。
4、續(xù)水：通常在活動(dòng)開(kāi)始15-20分鐘后進(jìn)行，要隨時(shí)觀察會(huì)場(chǎng)用水情況，天熱時(shí)要隨時(shí)加倒。續(xù)水時(shí)不要把瓶口提得過(guò)高，以免濺出杯外。如不小心把水灑在桌上，要及時(shí)用小毛巾擦去。
5、檢查：倒過(guò)水后要逐杯加以檢查。可用手背觸摸杯子的外壁，如果是熱的，表明已倒過(guò)水，如果是涼的則需及時(shí)補(bǔ)倒。
會(huì)議接待人員個(gè)人禮儀：
1、修飾：男職工胡須應(yīng)修剪整潔，頭發(fā)長(zhǎng)不覆蓋額頭、側(cè)面不遮住耳朵、后面不觸及領(lǐng)口。女職工上班時(shí)應(yīng)淡妝，修飾文雅，且與年齡、身份相符。工作時(shí)間不能當(dāng)眾化妝。上班前不應(yīng)吃帶有刺激性氣味的食物，避免口腔異味。
2、著裝：所有員工應(yīng)統(tǒng)一穿著公司西服套裝或工作服，男士?jī)?nèi)穿藍(lán)色襯衣工作服，女士?jī)?nèi)穿白色襯衣工作服，服裝應(yīng)完好、無(wú)污漬，扣子齊全，不漏扣、錯(cuò)扣。打好領(lǐng)帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，并做到不挽袖口和褲腳。上崗期間員工必須佩帶工作證牌，公司領(lǐng)導(dǎo)使用佩帶在左胸的證牌，公司其他員工使用掛在胸前的證牌。
3、舉止規(guī)范：接待時(shí)要注意力集中，展現(xiàn)良好的精神狀態(tài)，避免表現(xiàn)出疲勞或不滿的狀態(tài)。站姿端正，抬頭、挺胸、收腹，雙手自然下垂。行走時(shí)步伐有力，步幅適當(dāng)，節(jié)奏適宜。避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等，實(shí)在難以控制時(shí)應(yīng)側(cè)面回避。與領(lǐng)導(dǎo)、客人交談時(shí)，要神態(tài)專注，表情自然，表達(dá)得體，不得背手、叉腰、抱手或抓耳撓腮。
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