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一、展會承辦機(jī)構(gòu)是什么
會展承辦機(jī)構(gòu)通常是指負(fù)責(zé)實(shí)施活動方案的一方，與主辦方存在協(xié)作關(guān)系，擁有合同約束。在我國展會中，主辦者多為各級政府部門、貿(mào)易促進(jìn)機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會、商會及大型企業(yè)，而承辦方則通常是專業(yè)的展會執(zhí)行機(jī)構(gòu)。
二、展會承辦機(jī)構(gòu)的職責(zé)有哪些
1、協(xié)助主辦單位制定會議執(zhí)行計劃，確保會議場地、設(shè)備、環(huán)境的安全與完好，按照規(guī)定執(zhí)行會議流程。
2、負(fù)責(zé)接待會議的重要嘉賓和演講者，協(xié)助安排他們的交通和住宿，確保他們的順利參與。
3、負(fù)責(zé)會議場地的布置和現(xiàn)場管理，確保參會人員的安全、舒適，及時協(xié)調(diào)處理各種突發(fā)情況。
4、提供會議所需的技術(shù)支持和服務(wù)，確保設(shè)備、音頻、視頻、軟件等的穩(wěn)定運(yùn)行和高質(zhì)量輸出。
5、收集、整理、歸檔會議資料和反饋，向主辦單位提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和參會人員的反饋意見，為未來會議提供參考。
6、與主辦單位合作，確保會議結(jié)束后，場地、環(huán)境和設(shè)備得到及時的恢復(fù)。
三、展會承辦機(jī)構(gòu)在提供服務(wù)的過程中，需要具備的專業(yè)知識和關(guān)注細(xì)節(jié)
1、市場調(diào)研：深入了解不同行業(yè)的需求，為客戶提供個性化服務(wù)和解決方案。
2、活動規(guī)劃：根據(jù)客戶需求和預(yù)算，制定詳細(xì)的活動策劃方案，包括人員安排、物資采購、安全保障等。
3、合作伙伴管理：與各類專業(yè)供應(yīng)商和合作伙伴建立緊密合作關(guān)系，確保服務(wù)質(zhì)量。
4、項(xiàng)目管理：具備良好的項(xiàng)目管理能力，協(xié)調(diào)各個環(huán)節(jié)，確保項(xiàng)目按時按質(zhì)完成。
5、風(fēng)險控制：評估和控制各種潛在風(fēng)險，包括人員安全、現(xiàn)場安全、資金風(fēng)險等。
1、劇院式
劇院式的擺放方式與電影院基本相同，正前方是主席臺，面向主席臺的是一排排的觀眾(聽眾)席，觀眾席座位前一般不設(shè)桌子。劇院式的布置適合于例會和大型代表會等不需要書寫和記錄的會議類型。
2、課堂式
課堂式與劇院式相似，不同的是課堂式的座位前方會擺放桌子以方便參會人員書寫。也有一些劇院式會議廳采用座椅邊隱蔽式或折疊式寫字臺為參會者提供方便，我們把這種形式的布置也歸于課堂式。課堂式的布置適合用于專業(yè)學(xué)
術(shù)機(jī)構(gòu)舉辦的、具有培訓(xùn)性質(zhì)的三亞會議。
3、宴會式
宴會式是由大網(wǎng)桌組成，每個圓桌可坐5-12人。宴會式布置一般用于中餐宴會和培訓(xùn)會議。在培訓(xùn)性會議中，每個圓桌只會安排6人左右就座，這樣有利于同桌人的互動和交流。
4、雞尾酒式
雞尾酒式的布置比較靈活，沒有一個固定的模式。雞尾酒會一般不安排或僅安排少量座位，大家拿取食物后可自由走動交流。雞尾酒式場地布置所能容納的人數(shù)僅次于劇院式。
5、U形
U形是指會議桌擺設(shè)成一面開口的U字形狀，椅子放置在U字形辦公桌周圍;如需投影，投影機(jī)可以放在U形的開口處。相對于同一面積的會議室，這種形式的擺式所能容納的人數(shù)較少。U形布置一般適合小型的、討論型的會議。
6、董事會形
董事會形也稱為中空形，會議桌擺成一個封閉的"口"字形狀，椅子放置在"口"的外圍。董事會形一般也只是用于小型的會議。
一個會議室到底能坐多少聽眾，這由會議室的大小和形狀、座位的擺放方式、出人口的位置、會議室內(nèi)是否有柱子等因素來決定，同時也受參會的殘障人士專用通道的多少影響。會展座位數(shù)量的確定非常重要，幾乎所有的酒店和會議中心在對外的宣傳資料中都會列明不同規(guī)格的會議室能容納的人數(shù)。只要不是固定座位，會議室是可以隨客戶的要求調(diào)節(jié)座位的擺放的，因此同一個會議室可以組合成千變?nèi)f化的會議模式。許多的酒店會采用計算機(jī)技術(shù)來完成設(shè)計，一般應(yīng)用的軟件包括：PCMA、Meeting Matrix和Room Viewer等。PCMA是專業(yè)會議管理協(xié)會的簡稱，他們設(shè)計了一種激光設(shè)備對會議室進(jìn)行測量，打印平面圖，進(jìn)而確定會議布置空間的大小。經(jīng)PCMA測量和核定了座位數(shù)量的會議室可以在廣告上使用PCMA的印章。一般的會議室功能區(qū)包括主席臺、聽眾區(qū)和發(fā)言區(qū)。部分會議室則不作明確區(qū)分，如圓桌會議室和會見式會議室。會場的布置類型可以是標(biāo)準(zhǔn)化的，也可以是個性化的。一般的標(biāo)準(zhǔn)化類型有：
1．劇院式
劇院式的擺放方式與電影院基本相同(見下圖)，正前方是主席臺，面向主席臺的是一排排的觀眾(聽眾)席，觀眾席座位前一般不設(shè)桌子。劇院式的布置適合于例會和大型代表會等不需要書寫和記錄的會議類型。
2．課堂式
課堂式與劇院式相似，不同的是課堂式的座位前方會擺放桌子以方便參會人員書寫。也有一些劇院式會議廳采用座椅邊隱蔽式或折疊式寫字臺為參會者提供方便，我們把這種形式的布置也歸于課堂式。課堂式的布置適合用于專業(yè)學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)舉辦的、具有培訓(xùn)性質(zhì)的三亞會議。
3．宴會式
宴會式是由大網(wǎng)桌組成，每個圓桌可坐5～12人。宴會式布置一般用于中餐宴會和培訓(xùn)會議。在培訓(xùn)性會議中，每個圓桌只會安排6人左右就座，這樣有利于同桌人的互動和交流。
4．雞尾酒式
雞尾酒式的布置比較靈活，沒有一個固定的模式。雞尾酒會一般不安排或僅安排少量座位，大家拿取食物后可自由走動交流。雞尾酒式場地布置所能容納的人數(shù)僅次于劇院式。
5。U形
U形是指會議桌擺設(shè)成一面開口的U字形狀，椅子放置在U字形辦公桌周圍；如需投影，投影機(jī)可以放在U形的開口處。相對于同一面積的會議室，這種形式的擺式所能容納的人數(shù)最少。U形布置一般適合小型的、討論型的會議。
6．董事會形
董事會形也稱為中空形(見下圖)，會議桌擺成一個封閉的“口”字形狀，椅子放置在“口”的外圍。董事會形一般也只是用于小型的會議。
除了以上常見的會場布置類型外，還會出現(xiàn)如T形、E形、多U形等。不管采用何種形式，會議室布置的目的都是為會議服務(wù)的，或方便進(jìn)出、或增強(qiáng)溝通、或傳遞信息，在布置前一定要與會議策劃者詳細(xì)探討。
在會場布置中還有一個重要的內(nèi)容需要考慮…座位的編排。在一個嚴(yán)肅的會議上，座位是身份和地位的象征，不可隨意亂坐。按國際慣例：右手邊為七為主為大，左手邊為下為次為小；距離主位越近，其席次和席位就越高；距離主位越遠(yuǎn)。其席次和席位就越低。根據(jù)這個原則，可以將座位進(jìn)行編號，座位編號的方法是：首先確定主席臺上是否放置座位，一般規(guī)格較高的會議可在主席臺上安排主人和重要嘉賓就坐，第一嘉賓位(或主人位)通常位于主席臺的正中。其次確定會議主持人座位，主持人座位可以靠近演講臺，以方便出入。然后再確定其他嘉賓和VIP聽眾座位。有時會議嘉賓沒有分成三五九等，則可隨嘉賓的意愿落座，主辦方不用特意安排。最后是編排一般聽眾座位號，如無特殊要求．可讓聽眾隨意選擇座位。
中小型的會議室，特別是酒店里的會議室地面通常會鋪設(shè)地毯，這一方面是為了美觀，另一方面可以降低行走時發(fā)出的噪音。大型會議室在主通道和主席臺上鋪設(shè)地毯，地毯顏色以紅色為主．其目的是提升會議氣氛。
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