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因?yàn)椴恢蕾F醫(yī)院的規(guī)模,所以只能把大致的情況簡單介紹一下.
首先是估計(jì)一下總體上活動(dòng)的規(guī)模，把籌備人員召集好。要有一個(gè)總負(fù)責(zé)的，要有外勤和內(nèi)勤人員，如果有必要，還需要設(shè)計(jì)人員來設(shè)計(jì)會(huì)議的視覺類物料，比如活動(dòng)LOGO、宣傳畫冊或者折頁之類。
然后確定時(shí)間\地點(diǎn)\參與的人員。如果規(guī)模不大，可以在學(xué)術(shù)交流中心進(jìn)行。這個(gè)時(shí)候就可以把日程的推進(jìn)表制訂下來，確定在什么時(shí)候之前必須完成什么工作。
3是具體的推進(jìn)：內(nèi)勤要把錢領(lǐng)了，買一些必須的東西；外勤要安排接待和住宿之類的雜務(wù)，這都要細(xì)心的人來辦理。
4就是準(zhǔn)備一個(gè)預(yù)案，萬一某人不來或者出現(xiàn)意外情況，該怎么處理，做到心中有數(shù)。
其它的要看你具體的情況靈活安排，大致就這些了。
祝你順利完成任務(wù)！
.如何辦好學(xué)術(shù)會(huì)議
舉辦學(xué)術(shù)會(huì)議涉及的事項(xiàng)前文已經(jīng)述及，本節(jié)主要談一下各事項(xiàng)的具體操作過程。
（1）會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算與經(jīng)費(fèi)落實(shí)
會(huì)議用到的經(jīng)費(fèi)支出主要包括會(huì)議室租賃費(fèi)，會(huì)議用餐費(fèi)，汽車租賃費(fèi)（接站小車和擺渡大巴車），參會(huì)人員住宿補(bǔ)貼，論文集出版費(fèi)，會(huì)議材料印刷費(fèi)，文件袋，特邀專家咨詢費(fèi)，合影留念費(fèi)，會(huì)場布置背景墻，代表證制作費(fèi)，水果、茶葉等茶歇費(fèi)，優(yōu)秀青年論文獎(jiǎng)品等等。
會(huì)議的收入主要包括注冊費(fèi)，一般標(biāo)準(zhǔn)為1000元/人左右，研究生注冊費(fèi)減半，會(huì)議繳費(fèi)人數(shù)并不代表參會(huì)人數(shù)，一般是會(huì)議參會(huì)人數(shù)的70-80%，其中特邀代表、本單位參會(huì)人員等都不會(huì)繳納會(huì)議注冊費(fèi)。
會(huì)議經(jīng)費(fèi)來源主要有：一種情況是學(xué)院統(tǒng)籌安排一部分，協(xié)作單位贊助一部分，部分會(huì)議還有參展公司贊助一部分來落實(shí)；一種情況是向?qū)W校（或大單位）申請單獨(dú)會(huì)議經(jīng)費(fèi)；還有一種情況是從學(xué)科經(jīng)費(fèi)、團(tuán)隊(duì)經(jīng)費(fèi)等專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)中支出，如目前各學(xué)校的優(yōu)勢學(xué)科特色學(xué)科建設(shè)經(jīng)費(fèi)中都有舉辦會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，部分科技創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)、協(xié)同創(chuàng)新中心也有舉辦學(xué)術(shù)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算。
如果會(huì)議經(jīng)費(fèi)落實(shí)了，那么就找專委會(huì)主任申請承辦學(xué)術(shù)會(huì)議吧，有的是口頭申請，有的則要在學(xué)術(shù)會(huì)議閉幕環(huán)節(jié)進(jìn)行下屆會(huì)議的申辦，如果確有誠意承辦，那么申辦成功并不是什么難事。
（2）會(huì)議場地安排
舉辦會(huì)議的其中一個(gè)目的就是對學(xué)校進(jìn)行宣傳，所以舉辦會(huì)議的主會(huì)場安排在學(xué)校報(bào)告廳、圖書館最為合適，目前應(yīng)該說大部分高校都設(shè)有學(xué)術(shù)會(huì)議中心，應(yīng)該能夠滿足一些中等規(guī)模會(huì)議的要求。如果條件不具備或因規(guī)模太大則只能考慮將會(huì)議的住宿和分會(huì)場安排在校外酒店，但是建議會(huì)議開幕式還是安排在學(xué)校為好，這樣便于與會(huì)代表對學(xué)校有一個(gè)直觀的影響和認(rèn)識。會(huì)議閉幕式安排在酒店進(jìn)行較好，因?yàn)樵跁?huì)議尾聲與會(huì)代表留下來的已經(jīng)不多，而且很多代表會(huì)后即將返程，安排在酒店進(jìn)行閉幕則方便很多。
校外酒店選擇四星級標(biāo)準(zhǔn)或準(zhǔn)五星標(biāo)準(zhǔn)最為適當(dāng)，因?yàn)檫@類酒店寬敞、舒適、干凈，服務(wù)周到，而且價(jià)格也在與會(huì)代表的支付標(biāo)準(zhǔn)范圍。
（3）會(huì)議工作組織安排
為方便協(xié)調(diào)工作會(huì)議要成立若干工作組，每個(gè)工作組以青年教師牽頭，同時(shí)配備若干研究生進(jìn)行配合工作。
會(huì)議秘書長：全權(quán)負(fù)責(zé)會(huì)議整體組織工作，組織和主持會(huì)議開幕式、閉幕式，準(zhǔn)備有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿，負(fù)責(zé)會(huì)議有關(guān)事宜的應(yīng)急處理。負(fù)責(zé)特邀報(bào)告專家費(fèi)的發(fā)放工作。負(fù)責(zé)相關(guān)經(jīng)費(fèi)的管理工作。
會(huì)議指南制定組：負(fù)責(zé)編排會(huì)議指南、會(huì)議日程、確定學(xué)術(shù)報(bào)告分類和順序，確定學(xué)術(shù)報(bào)告主持人。
論文接收出版組：負(fù)責(zé)論文收集、論文集編排、印刷，聯(lián)系出版事宜，負(fù)責(zé)優(yōu)秀青年論文評選的組織和頒獎(jiǎng)事宜。
會(huì)議接送站/交通組：負(fù)責(zé)聯(lián)系租車公司租賃車輛，安排機(jī)場、高鐵站接站事宜，負(fù)責(zé)安排車輛擺渡參會(huì)人員往返酒店和主會(huì)場，安排研究生引導(dǎo)參會(huì)人員乘車。
住宿/餐飲組：負(fù)責(zé)安排參會(huì)人員住宿，負(fù)責(zé)安排自助餐，接待晚宴座位排列等有關(guān)事宜。
會(huì)場安排組：負(fù)責(zé)制作主會(huì)場背景墻，安排布置酒店會(huì)議室、茶歇用品等有關(guān)事宜，安排會(huì)議室電腦、PPT拷貝、熒光筆等。
會(huì)議材料組：負(fù)責(zé)會(huì)議文件包的購置，會(huì)議材料的印刷，代表證、工作證、工作服的制作印刷等事宜。
會(huì)議注冊報(bào)到組：接收會(huì)議注冊回執(zhí)，總體安排報(bào)到事宜，安排參會(huì)人員注冊費(fèi)繳納與發(fā)票開具，準(zhǔn)備蓋章的會(huì)議通知便于參會(huì)人員報(bào)銷用，制作會(huì)議通訊錄。
會(huì)議禮儀組：負(fù)責(zé)安排主會(huì)場和分會(huì)場門迎禮儀，優(yōu)秀青年論文頒獎(jiǎng)的儀式等禮儀活動(dòng)。
會(huì)議攝影組：負(fù)責(zé)聯(lián)系攝影公司安排會(huì)議合影及照片的分發(fā)工作，負(fù)責(zé)會(huì)場攝影工作。
如何組織大型學(xué)術(shù)會(huì)議
會(huì)議主題
參考以下因素，重要程度依次降低：
公司年度計(jì)劃確定核心推廣主題，要做出選擇；
省級會(huì)議則參考區(qū)域內(nèi)特點(diǎn)，開發(fā)為主還是上量為主，普遍存在的問題是什么？本次會(huì)議希望達(dá)到的目的是什么？
時(shí)間約定
會(huì)議時(shí)間的確定取決于：
1、核心專家時(shí)間安排；
2、公司具體計(jì)劃；
3、了解相關(guān)大型會(huì)議或知名企業(yè)（直接競爭對手）時(shí)間，避免沖突。
一般，以邀請的最大牌專家（全國、省級專家）時(shí)間為最重要參考因素，因?yàn)榇笈撇坏剑瑫?huì)議質(zhì)量會(huì)大打折扣。
大牌專家時(shí)間預(yù)約應(yīng)在計(jì)劃的前三個(gè)月開始初步預(yù)約，經(jīng)過初步預(yù)約后，在會(huì)議正式時(shí)間前一個(gè)月約定準(zhǔn)確時(shí)間。。
專家約定
一級專家前面已說，不再贅述。
二級專家時(shí)間約定一般在會(huì)議開始前1~2個(gè)月開始預(yù)約，一定要盡可能大面積的預(yù)約，避免某位專家臨時(shí)有事，耽誤會(huì)議。原則上如果想邀請2位二級專家授課的話，至少提前預(yù)約3位（專家邀請人數(shù)=正式會(huì)議專家*1.5）。
在會(huì)議正式時(shí)間確定后，第一時(shí)間和二級專家正式約定、敲死。
邀請與會(huì)人員
明確目的：明確本次會(huì)議目的是需要分幾個(gè)層級的，市場部層面、辦事處層面、地區(qū)主管層面、醫(yī)藥代表層面要進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，不能斷裂。
提供有效拜訪機(jī)會(huì)：會(huì)議本身為銷售人員提供了難得的有效拜訪機(jī)會(huì)，拜訪理由可以分解為會(huì)前和會(huì)后。
會(huì)前理由：第一次通知與會(huì)人員我司準(zhǔn)備在大概某月開學(xué)術(shù)會(huì)；第二次通知與會(huì)人員我司準(zhǔn)備在某月開學(xué)術(shù)會(huì)；第三次通知與會(huì)人員我司準(zhǔn)備在某天開學(xué)術(shù)會(huì)；請與會(huì)人員提出會(huì)議上想解決的問題；送邀請函；確定具體行程，代購車票、機(jī)票等。
會(huì)后理由：詢問會(huì)議滿意度，是否還有遺留問題需要解決；送會(huì)議通訊錄、集體照片等。
會(huì)議預(yù)算
吃：
住：
行：與會(huì)人員往返交通、包車集體交通費(fèi)
專家：全國級別、省級別分別考慮
禮品：1）人數(shù)*1.2=預(yù)備禮品份數(shù)；2）會(huì)議期間討論用禮品10~20份
物料：條幅、易拉寶、茶歇
內(nèi)部籌備
會(huì)議地點(diǎn)：要有一定的吸引力，確保會(huì)議出席人數(shù)。
會(huì)議時(shí)間：避開國內(nèi)或省內(nèi)競爭關(guān)系的大型會(huì)議，尤其是官方主辦的會(huì)議。
會(huì)議日程
內(nèi)部分工：非常重要，沒有明確的分工，會(huì)議注定要出問題。
內(nèi)部籌備時(shí)間表：分工明確后，一定要指定時(shí)間表，尤其是需要一定時(shí)間才能完成的準(zhǔn)備工作，一定要制定時(shí)間表。
聯(lián)誼項(xiàng)目：根據(jù)會(huì)議時(shí)間安排，是否需要安排一些聯(lián)誼節(jié)目。如果需要，一定要提前準(zhǔn)備甚至彩排。
專家資料：1）專家介紹；2）名牌制作；3）會(huì)議PPT內(nèi)容溝通、確定；
會(huì)前準(zhǔn)備——會(huì)前1~2天
行程表：核對各自客戶的往返行程，并匯總到組委會(huì)，編制統(tǒng)一的行程表。如有突然改變，銷售人員一定要提前通知組委會(huì)。
會(huì)議用餐：最終落實(shí)、敲定，一般由組委會(huì)組長負(fù)責(zé)本項(xiàng)工作。
客戶住宿：專人負(fù)責(zé)初步編制客戶住宿計(jì)劃表，報(bào)到時(shí)由此專人統(tǒng)一安排住宿以及和住宿賓館協(xié)調(diào)有關(guān)住宿問題。
水果、小提示物：用于放置到客戶房間食用和提示會(huì)議、產(chǎn)品、企業(yè)的準(zhǔn)備。
會(huì)場布置：1）接線板、桌椅、水、筆記本、筆擺放、膠帶、剪刀、裁紙刀、名片；2）投影儀調(diào)試；3）音響調(diào)試；4）會(huì)議室燈光熟悉；5）主席臺布置，主席、專家“名牌”布置；6）背景板、條幅懸掛、易拉寶布置、徽標(biāo)布置。
會(huì)議進(jìn)行
所有與會(huì)人員入座
公司人員隆重介紹大會(huì)主席（詳細(xì)、重點(diǎn)突出）
主席介紹第一位演講嘉賓及題目
主席點(diǎn)評、參會(huì)與會(huì)人員提問
主席介紹第二位演講嘉賓及題目；主席點(diǎn)評、參會(huì)與會(huì)人員提問。提前一定準(zhǔn)備好托！
。。。。。。
會(huì)議結(jié)束，公司人員宣布晚餐時(shí)間及餐后活動(dòng)
用餐
提前考察餐廳環(huán)境
約定用餐標(biāo)準(zhǔn)
協(xié)議自備酒水、飲料
祝酒、用餐開始、分別敬酒
如果需要，用餐后活動(dòng)介紹和時(shí)間通知
注意：1）主席、演講嘉賓最好坐在一桌，但是菜品不宜特殊化，免得其他客戶反感。2）銷售人員分別陪同自己客戶用餐，兼顧同桌其他客戶。
娛樂
抽獎(jiǎng)：會(huì)議期間或用餐期間可以做抽獎(jiǎng)活動(dòng)，抽獎(jiǎng)禮品視預(yù)算而定一般是一二三等獎(jiǎng)金額在20、50、100元左右。
晚會(huì)：銷售團(tuán)隊(duì)預(yù)先準(zhǔn)備小游戲和對應(yīng)道具，如果團(tuán)隊(duì)內(nèi)有特殊才能者，也可表演一些節(jié)目。重要的原則是一定要讓醫(yī)生參與進(jìn)來，并留下深刻印象。
會(huì)議結(jié)束
根據(jù)客戶不同返程時(shí)間，安排送站。
陪同前來的銷售人員無特殊情況，應(yīng)陪同自己客戶返程。返程中就會(huì)議過程中的內(nèi)容和客戶進(jìn)行討論，反復(fù)加深客戶的產(chǎn)品、公司的認(rèn)知。
辦事處經(jīng)理短信感謝客戶參會(huì)，并祝返程愉快。
會(huì)后跟進(jìn)
重要性：會(huì)后跟進(jìn)工作好壞決定了會(huì)議的整體效果，需要絕對重視！
如何跟進(jìn)？
詢問客戶對會(huì)議印象如何？是否有對會(huì)議組織提出改進(jìn)的意見？有沒有會(huì)議上沒有解決的疑問，需要我們協(xié)助解決？
送會(huì)議上講的課件
送參會(huì)醫(yī)生的通訊錄
送集體合影照片
對疑問的回復(fù)等
【溫馨提示】關(guān)于學(xué)術(shù)會(huì)議如何組織，學(xué)術(shù)會(huì)議怎么組織的介紹，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議設(shè)備，青島會(huì)議接送，青島會(huì)議住宿，青島會(huì)議場地，青島會(huì)議模特，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。