本文目錄

1. 如何提高會議管理水平
2. 企業(yè)應(yīng)該如何做好會議管理
3. 如何做好會議管理工作

（1）提高各級領(lǐng)導(dǎo)者的素質(zhì)，提高其領(lǐng)導(dǎo)水平，使其掌握包括會議在內(nèi)的各種工作方式（面談、現(xiàn)場指導(dǎo)、打電話、制發(fā)文件等），并能根據(jù)客觀實際的需要與可能選取其中最適用、最有效的工作方式。

（2）合理設(shè)置機(jī)構(gòu)，正確分割職能與權(quán)利，避免或減少職能的交叉重復(fù)，避免事權(quán)的過于集中或過于分散；放權(quán)簡政，明確各部門、各級工作人員的職責(zé)使各級領(lǐng)導(dǎo)者能在自己的職責(zé)范圍內(nèi)獨(dú)立工作，不必事事集體研究討論，處處協(xié)調(diào)商量。

（3）建立并嚴(yán)格實施會議審批標(biāo)準(zhǔn)和審批權(quán)高度集中的制度。會議不經(jīng)審批一律不得召開，審批權(quán)應(yīng)集中于企業(yè)各級首腦中的一個人，由一個人把關(guān)，其他人在一般情況下無權(quán)批準(zhǔn)召開會議。

會議審批標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容應(yīng)包括如下規(guī)定：無明確議題的會不準(zhǔn)開；可開可不開的會一律不準(zhǔn)開；議題能用個別打電話、面談或發(fā)文發(fā)電方式有效解決的會議不準(zhǔn)開；無實質(zhì)性內(nèi)容的會議一律不準(zhǔn)開；純禮節(jié)性的會盡量少開；準(zhǔn)備不充分的會議不準(zhǔn)開；己有明確決議的會不重復(fù)開；能合并的會（性質(zhì)相近、內(nèi)容重復(fù)，相互包含、工作量較小）不準(zhǔn)單獨(dú)開；照搬照抄上級會議而無明確任務(wù)，不解決實際問題的會議不準(zhǔn)開；超過實際需要規(guī)模的會議（小會大開）不準(zhǔn)開；相互扯皮的條件因素未消失，仍舊議而不決、決而不行的會議不準(zhǔn)開；伙食、住宿及其他費(fèi)用超標(biāo)準(zhǔn)的會議不準(zhǔn)開；公費(fèi)旅游性質(zhì)的會一律不許開；因怕承擔(dān)份內(nèi)責(zé)任而召開的會議不準(zhǔn)開。

（4）建立會議協(xié)調(diào)安排機(jī)制，由行政部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排各部門召開的會議。合并召開有關(guān)會議，避免會出多門，重復(fù)浪費(fèi)。

（5）全面控制會議質(zhì)量，提高會議效果，避免或減少連鎖會議。

（6）加強(qiáng)會議成本控制，嚴(yán)肅財經(jīng)紀(jì)律，以包括經(jīng)濟(jì)手段在內(nèi)的多種手段懲處濫開會者，特別是其中直接揮霍企業(yè)資財?shù)氖硶呒坝嘘P(guān)責(zé)任者。

（7）對例行會議作定期檢查分析，取消己無存在價值的例會，合并功能不高的例會。

會騰軟件·企業(yè)會議管理，專業(yè)提供集團(tuán)企業(yè)、500強(qiáng)企業(yè)、成長型大中型企業(yè)會議管理一體化數(shù)字服務(wù)。為企業(yè)管理者提供會議從準(zhǔn)備、權(quán)限審核、會議執(zhí)行、供應(yīng)商選擇、財務(wù)審批到最終會議總結(jié)、成本核算等數(shù)字可視化的系統(tǒng)支持。從源頭解決會議流程多而雜，會議多而效果難量化，會議現(xiàn)場效率低等情況。

讓企業(yè)會議管理全局可統(tǒng)籌，降低經(jīng)營風(fēng)險，成本好控制。

企業(yè)應(yīng)該做好會議管理：

通過協(xié)同辦公OA系統(tǒng)實現(xiàn)對會議的申請、會議安排、會議室管理和會議資料管理組成。會議申請通過后，由會議管理員進(jìn)行會議安排，形成一周會議安排表，系統(tǒng)自動向每位與會者發(fā)送會議詳細(xì)安排及主題通知，記錄會議決議之后嚴(yán)格監(jiān)督執(zhí)行。

泛微根據(jù)需求提出的解決方案

會議室管理

泛微協(xié)同辦公OA系統(tǒng)對單位內(nèi)部的會議室信息進(jìn)行有效的管理，包括對單位內(nèi)部的各種會議場所的基本資料的登記，并可設(shè)定對應(yīng)的管理人員，并對會議內(nèi)的附加設(shè)施（如投影儀、網(wǎng)絡(luò)線路和電話等）進(jìn)行描述。

會議室狀態(tài)的實時發(fā)布

泛微協(xié)同辦公OA平臺對單位內(nèi)部的會議室信息進(jìn)行有效的管理，包括對單位內(nèi)部的各種會議場所的基本資料的登記，以及各會議室使用情況的發(fā)布，以及會議室的使用申請。

會議室的基本資料包括：會議室名稱、所在位置、大小（座位數(shù)量）以及附加設(shè)施（如投影儀、網(wǎng)絡(luò)線路和電話等）、所屬單位等。會議室的使用情況以二維表的形式進(jìn)行發(fā)布，類似日程任務(wù)的表格。會議室資料的登記與發(fā)布，以及會議室使用信息，由負(fù)責(zé)管理不同會議室的不同部門、單位負(fù)責(zé)發(fā)布。

會議組織者可以查詢和預(yù)定會議擬召開期間可用的會議室，從而確定會議地點；同時確保會議室資源的合理、充分使用；用戶還可以直接切換到會議室管理中查看所有會議室的占用情況。

通過泛微協(xié)同辦公OA平臺隨時了解全國各地會議室的使用狀況。

會議發(fā)起：

根據(jù)不同的會議類型，可以選擇不同的會議模版，不同的會議類型可以設(shè)定不同的會議審批過程。

會議的組織：

泛微協(xié)同辦公OA系統(tǒng)實現(xiàn)包括會議組織申請、議題預(yù)覽、人員通知、會議查詢、會議紀(jì)要等綜合功能。會議起草人可以根據(jù)會議的議題建立、組織會議議題表，并根據(jù)預(yù)先定義的流程決定是否送交領(lǐng)導(dǎo)審批。其中，會議組織者可以建立多份相關(guān)的會議材料，材料支持常用的辦公文件，如：Word，Excel，PowerPoint和普通文本文件。

一個會議，如果參會人員復(fù)雜，議題不明確，甚至是很多人員開會前都不知道有哪些事要議，會議組織者需要經(jīng)常問“哪位還有什么事……”這種會議就是毫無準(zhǔn)備的會議，最終也不會有實際的“產(chǎn)出”。

關(guān)于會議準(zhǔn)備方面，可以參考這些點。

會議組織者的準(zhǔn)備(5W1H)

Why：尋求為什么必須召開會議，是否有開會之外的也能解決問題的其它途徑。

What：對議題是否符合會議目的進(jìn)行檢查。

Where：對是否有能夠容納所有人的場所進(jìn)行確認(rèn)。

When：會議定在什么時間？對是否很好地遵循時間進(jìn)行確認(rèn)。

Who：讓適合議題的人出席會議。

How：對得出符合議題的結(jié)論如何進(jìn)行推廣。

會議主持者十項確定

確定好會議的目的和類型了嗎？

確定好會議的議題、日期、時間了嗎？

確定好會議參加者了嗎？

準(zhǔn)備會場和各種備置用品了嗎？

準(zhǔn)備好要分發(fā)的資料了嗎？

充分修飾會議前半部分了嗎

會議順利地進(jìn)行了嗎？

充分概括出結(jié)論了嗎？

得出令人滿意的結(jié)論了嗎？

分發(fā)會議錄并在會議錄中公布下次會議的主題了嗎？

與會者六項會議準(zhǔn)備

充分確認(rèn)會議目的和議題；

以自身的經(jīng)驗、知識或信息等為基礎(chǔ)，就議題進(jìn)行協(xié)商；

對議題進(jìn)行分析，討論其中的問題是什么；

試著尋求問題的解決對策；

試著在自己的立場上思考與主持者和其他發(fā)言者的互動；

自己的資料準(zhǔn)備和草稿，如有必要，也復(fù)印一下其他人的資料。

以上回答來自鯨會務(wù)，希望能夠幫到您。

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