本文目錄

1. 會(huì)議資料的優(yōu)缺點(diǎn)
2. 視頻會(huì)議的優(yōu)缺點(diǎn)有哪些
3. 會(huì)議溝通的優(yōu)缺點(diǎn)

會(huì)議文書(shū)的特點(diǎn)

1．專門(mén)性

會(huì)議文書(shū)是專門(mén)為會(huì)議的進(jìn)行過(guò)程而準(zhǔn)備的各種書(shū)面材料。它為實(shí)現(xiàn)會(huì)議的目標(biāo)，采用多種表述方式，從不同的角度共同反映出會(huì)議的主題、進(jìn)程、結(jié)果等；使會(huì)議按照原定議題、議程順利進(jìn)行。從這個(gè)角度來(lái)講，會(huì)議文書(shū)是一種專用文書(shū)。

2．時(shí)限性

會(huì)議文書(shū)有明顯的時(shí)限性。會(huì)議文書(shū)是在會(huì)議的召開(kāi)期間使用和起作用的，使用期相對(duì)固定。在會(huì)議進(jìn)程的每個(gè)階段使用什么會(huì)議文書(shū)，都有明確的時(shí)間上的要求。

3．系列性

會(huì)議文書(shū)是一整套的系列文書(shū)，它按照會(huì)議進(jìn)程的各個(gè)環(huán)節(jié)，緊緊圍繞會(huì)議的主題，由會(huì)議主辦者組織編寫(xiě)、分發(fā)送達(dá)。會(huì)議文書(shū)的形成和使用貫穿著從會(huì)議籌備到會(huì)議結(jié)束的系列過(guò)程。如：會(huì)議方案、會(huì)議通知、會(huì)議開(kāi)幕詞、會(huì)議報(bào)告、會(huì)議閉幕詞、會(huì)議紀(jì)要等。

二、會(huì)議文書(shū)的分類

圍繞一個(gè)會(huì)議，會(huì)形成多種文書(shū)，可以按照不同的標(biāo)準(zhǔn)劃分成不同的類型。主要有以下兩種：

（一）按時(shí)間順序可分為

1．會(huì)前文書(shū)，即作用于會(huì)議召開(kāi)之前，是會(huì)議組織者為會(huì)議的順利召開(kāi)，事先把會(huì)議情況進(jìn)行組織計(jì)劃，或?qū)⑿枰c會(huì)者事前了解的事項(xiàng)書(shū)面告知的文書(shū)。包括會(huì)議方案、會(huì)議通知、會(huì)議須知、會(huì)議指南、會(huì)議日程、會(huì)徽、會(huì)標(biāo)等。

2．會(huì)中文書(shū)，即作用于會(huì)議召開(kāi)過(guò)程中，反映會(huì)議各項(xiàng)進(jìn)程，表現(xiàn)會(huì)議主題，記錄會(huì)議內(nèi)容的文書(shū)。包括會(huì)議主持詞、開(kāi)幕詞、會(huì)議工作報(bào)告、會(huì)議記錄等。

3．會(huì)后文書(shū)，即作用于會(huì)議結(jié)束之后，用于記載會(huì)議形成的決議、決定，總結(jié)會(huì)議內(nèi)容的文書(shū)。包括會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議公報(bào)等。

（二）按用途可分為(www.guayunfan.com)

1．主旨性文書(shū)，即體現(xiàn)會(huì)議主題和成果的文書(shū)。包括開(kāi)幕詞、會(huì)議工作報(bào)告、專題講話、會(huì)議決定、決議、閉幕詞、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議公報(bào)等。主旨性文書(shū)是會(huì)議的主體文書(shū)。

2．管理性文書(shū)，即對(duì)會(huì)議的程序和步驟進(jìn)行管理的文書(shū)，包括會(huì)議計(jì)劃、會(huì)議方案、會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議日程、會(huì)議指南等。管理性文書(shū)大多具有規(guī)定性，與會(huì)人員必須遵守，對(duì)保證會(huì)議的順利進(jìn)行有重要作用。

3．動(dòng)態(tài)記錄性文書(shū)，即在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中產(chǎn)生的、對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行如實(shí)記錄的、反映會(huì)議動(dòng)態(tài)的文書(shū)。動(dòng)態(tài)記錄性文書(shū)分為會(huì)議記錄和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)兩大類。會(huì)議記錄有分組會(huì)記錄、大會(huì)記錄等。簡(jiǎn)報(bào)有專題簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議快報(bào)等。

4．參考性文書(shū)，即提供給與會(huì)人員參考的、與會(huì)議內(nèi)容相關(guān)的材料。分為：

（1）與會(huì)議有關(guān)議題相關(guān)的參考材料，如各種情況說(shuō)明、調(diào)查報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

（2）與會(huì)議有關(guān)的背景材料，如歷史檔案材料、文件匯編、報(bào)刊資料等。

5．宣傳禮儀文書(shū)，即為會(huì)議的進(jìn)行宣傳造勢(shì)，以確保會(huì)議能達(dá)到某種效果而采用必要的禮儀活動(dòng)中形成的文書(shū)。包括祝詞、賀信（電）、歡迎詞、答謝詞、會(huì)議宣傳報(bào)道、會(huì)議口號(hào)、會(huì)徽、會(huì)標(biāo)等。

三、會(huì)議文書(shū)的寫(xiě)作要求

會(huì)議文書(shū)對(duì)會(huì)議的質(zhì)量和效果都有重要的影響。想要提高會(huì)議質(zhì)量，改善會(huì)議效能，就必須有高質(zhì)量的會(huì)議文書(shū)。在會(huì)議文書(shū)的寫(xiě)作中，要注意以下幾點(diǎn)：

（一）會(huì)議文書(shū)要保持與會(huì)議的一致性

會(huì)議文書(shū)詞語(yǔ)選擇必須與會(huì)議的性質(zhì)、氛圍相一致。會(huì)議文書(shū)的具體內(nèi)容必須與會(huì)議主題相一致，緊密?chē)@主題展開(kāi)，要避免偏題。

（二）會(huì)議文書(shū)要客觀真實(shí)

只有客觀真實(shí)地反映會(huì)議的議題內(nèi)容，會(huì)議文書(shū)才能真正起到總結(jié)工作，指導(dǎo)工作、推動(dòng)工作開(kāi)展的作用。如果抱著馬虎草率的態(tài)度，甚至對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行編造和篡改，不僅不會(huì)起到良好的作用，還會(huì)給工作造成損失。

（三）會(huì)議文書(shū)要注重時(shí)效

會(huì)議文書(shū)為會(huì)議服務(wù)，圍繞會(huì)議進(jìn)程進(jìn)行制作。不同的會(huì)議文書(shū)在不同的會(huì)議階段發(fā)揮作用。因此，會(huì)議文書(shū)的制作一定要快速及時(shí)，不能影響會(huì)議的順利開(kāi)展。

（四）會(huì)議文書(shū)要簡(jiǎn)明扼要

會(huì)議因?yàn)槠湫问健?nèi)容、性質(zhì)的不同而有長(zhǎng)有短，但無(wú)論其長(zhǎng)短，會(huì)議文書(shū)的內(nèi)容都應(yīng)避免冗長(zhǎng)，減少套話、題外話，而要簡(jiǎn)明扼要，突出重點(diǎn)。

（五）會(huì)議文書(shū)要表達(dá)高效

在會(huì)議中，與會(huì)者是通過(guò)聽(tīng)覺(jué)和視覺(jué)同時(shí)接受信息。因此，會(huì)議文書(shū)在表達(dá)上要保證信息傳遞的明白和準(zhǔn)確，注重條理性，講究文間過(guò)渡，克服表達(dá)中的歧義，以提高表達(dá)效果，讓與會(huì)者易聽(tīng)、易讀、易記。

優(yōu)點(diǎn)：

1、市場(chǎng)進(jìn)入門(mén)檻相對(duì)較低，而使其成為“物美價(jià)廉”的解決方案。

2、對(duì)網(wǎng)絡(luò)的適應(yīng)能力非常好，可以穿透防火墻，參加會(huì)議的靈活性較好。

3、軟件視頻會(huì)議移動(dòng)性較強(qiáng)。

4、投資靈活，根據(jù)視頻會(huì)議要求效果的不同，軟件視頻會(huì)議可以達(dá)到會(huì)議室級(jí)效果或桌面級(jí)效果。

5、系統(tǒng)安裝部署方便，易擴(kuò)容和產(chǎn)品升級(jí)。

缺點(diǎn)：

1.安全性、穩(wěn)定性得不到保障

軟件視頻基于Windows操作平臺(tái)和PC架構(gòu)，比較容易受到病毒和黑客的攻擊，且不適合長(zhǎng)時(shí)間運(yùn)行。特別是基于軟件的會(huì)議室終端，采用了大量插卡和外圍配套設(shè)備，集成度低，故障點(diǎn)比較多，故障排查也比較困難。

2.視音頻效果差

桌面軟件終端采用的USB攝像頭一般只能提供低于CIF品質(zhì)的視頻質(zhì)量，幀率低、色彩還原度不好。會(huì)議室軟件終端雖然可配置專用會(huì)議攝像頭，但其經(jīng)過(guò)視頻采集和軟件編碼等處理后，視頻延時(shí)比較大,視、音頻信號(hào)無(wú)法同步。

3.對(duì)不同網(wǎng)絡(luò)的支持能力差

于基于通用PC架構(gòu)，軟件視頻解決方案一般只能支持以太網(wǎng)線路傳輸，無(wú)法支持基于專線的H.320網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)。

3.Qos保障機(jī)制不健全

當(dāng)前大部分軟件視頻解決方案無(wú)法提供完善的QoS保障機(jī)制，當(dāng)網(wǎng)絡(luò)傳輸條件比較差時(shí)，會(huì)出現(xiàn)視頻馬賽克、延時(shí),音頻失真、抖動(dòng)等情況！

優(yōu)點(diǎn)：集思廣益。缺點(diǎn)：可能導(dǎo)致效率低下。

1.優(yōu)點(diǎn)：會(huì)議溝通能夠匯集多方智慧，激發(fā)創(chuàng)新思維，適用于跨部門(mén)協(xié)作和解決復(fù)雜問(wèn)題。它允許參與者從不同角度分享觀點(diǎn)，從而促進(jìn)深入討論和頭腦風(fēng)暴。

2.缺點(diǎn)：如果會(huì)議組織不當(dāng)，可能會(huì)出現(xiàn)效率低下的問(wèn)題，影響工作任務(wù)的及時(shí)完成。適當(dāng)?shù)臅?huì)議管理和時(shí)間控制對(duì)于避免這種情況至關(guān)重要。

【溫馨提示】關(guān)于會(huì)議公司的優(yōu)缺點(diǎn)分析，會(huì)議公司的優(yōu)缺點(diǎn)分析報(bào)告的介紹，部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議設(shè)備，青島會(huì)議接送，青島會(huì)議住宿，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議模特，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。