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會(huì)務(wù)工作是為會(huì)議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個(gè)方面。第一，會(huì)議預(yù)案制定。會(huì)議預(yù)案即會(huì)議籌備方案，預(yù)案制定的好壞直接影響會(huì)議的質(zhì)量。
會(huì)議預(yù)案包括：會(huì)名、會(huì)期、會(huì)場(chǎng)、與會(huì)者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會(huì)議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議議程，如有選舉、發(fā)獎(jiǎng)、攝影、錄像等項(xiàng)，也應(yīng)列入預(yù)案。
第二，準(zhǔn)備會(huì)議文件。會(huì)議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會(huì)前分發(fā)或會(huì)上分發(fā))。
第三，會(huì)議通知。會(huì)議通知的擬議與分發(fā)必須及時(shí)。重要會(huì)議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實(shí)，以了解對(duì)方能否如期出席會(huì)議。
第四，會(huì)前檢查。這包括對(duì)預(yù)案執(zhí)行情況的匯報(bào)檢查和現(xiàn)場(chǎng)檢查的兩種方式。匯報(bào)檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會(huì)議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)全面的準(zhǔn)備情況及存在的問(wèn)題，重點(diǎn)是會(huì)議文件材料。現(xiàn)場(chǎng)檢查重點(diǎn)在于會(huì)場(chǎng)的布置和安全保衛(wèi)工作。
第五，會(huì)議進(jìn)行時(shí)的具體服務(wù)。包括會(huì)間制度，如簽到制度、候會(huì)制度、會(huì)議的記錄、簡(jiǎn)報(bào)的編寫(xiě)與印發(fā)等。大型集會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專(zhuān)項(xiàng)列出，還要確定好指揮人員及其指揮標(biāo)志。
第六，會(huì)議結(jié)束時(shí)的會(huì)務(wù)工作，包括對(duì)會(huì)議內(nèi)容的總結(jié)，會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)與分發(fā)，會(huì)議新聞報(bào)道或舉行新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)等，會(huì)務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會(huì)、財(cái)務(wù)結(jié)算、物資清退等各項(xiàng)善后工作。
會(huì)議有規(guī)模大小和時(shí)間長(zhǎng)短之分。會(huì)議的規(guī)模可以從幾人到幾萬(wàn)人不等，時(shí)間也是可長(zhǎng)可短，類(lèi)型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會(huì)議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會(huì)議工作內(nèi)容和流程分成三個(gè)階段：會(huì)前準(zhǔn)備階段，會(huì)議實(shí)施階段和評(píng)估總結(jié)階段。
會(huì)前準(zhǔn)備：
會(huì)前準(zhǔn)備就是對(duì)會(huì)議的事前計(jì)劃，他是為達(dá)到會(huì)議的目標(biāo)而對(duì)各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排，會(huì)前計(jì)劃一般包括以下內(nèi)容：會(huì)議策劃，會(huì)議選址，制定營(yíng)銷(xiāo)方案和預(yù)算制定。
會(huì)議策劃：
（1）策劃委員會(huì)：策劃委員會(huì)是一個(gè)對(duì)會(huì)議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊(duì)，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。
制定目標(biāo)：一個(gè)具體的目標(biāo)并且文字形式落實(shí)在書(shū)面上。
確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。
具體運(yùn)作：實(shí)地場(chǎng)景考察，設(shè)計(jì)評(píng)估，工作記錄記錄下來(lái)以備后期參考。
（2）策劃方案：會(huì)議策劃的內(nèi)容主要包括：
邀請(qǐng)誰(shuí)？實(shí)際有多少人出席？
有效的會(huì)議需要充分的時(shí)間，必須考慮節(jié)假日等。
會(huì)議在哪里舉行。
會(huì)議的明確的目標(biāo)。
會(huì)議的具體形式，包括會(huì)議的開(kāi)幕式閉幕式等，具體的會(huì)議內(nèi)容。
2.會(huì)議選址：
（1）會(huì)議地點(diǎn)類(lèi)型：
酒店：一些中小型會(huì)議多選擇酒店進(jìn)行。
會(huì)議中心：會(huì)議中心是為大型會(huì)議而專(zhuān)門(mén)設(shè)計(jì)的，一般不設(shè)置客房和娛樂(lè)區(qū)。
大學(xué)：大多數(shù)學(xué)校都擁有專(zhuān)門(mén)的學(xué)術(shù)報(bào)告廳，有些也是對(duì)社會(huì)開(kāi)放的。
輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會(huì)議設(shè)施。
療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會(huì)議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開(kāi)會(huì)。
（2）會(huì)議的地點(diǎn)選擇
會(huì)議的地點(diǎn)選擇一般要從以下的幾個(gè)方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會(huì)議的歷史
3.住宿的條件
4.地點(diǎn)的收費(fèi)狀況
5.地點(diǎn)的安全因素
5.地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施是否全面
6.附近的景點(diǎn)，是否能互惠合作等。
（3）制定營(yíng)銷(xiāo)方案等
市場(chǎng)的宣傳對(duì)于一個(gè)會(huì)議的成敗至關(guān)
1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預(yù)期。
2.宣傳材料，宣傳材料要什么風(fēng)格。
3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？
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（4）預(yù)算制定
控制會(huì)議的預(yù)算就相當(dāng)于掌握了整個(gè)會(huì)議，預(yù)算的第一步就是確認(rèn)此次會(huì)議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費(fèi)用。費(fèi)用包括兩類(lèi)，暨固定費(fèi)用和可變化費(fèi)用，無(wú)論預(yù)算多么準(zhǔn)確，都會(huì)有意料之外的狀況發(fā)生，總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費(fèi)用。
會(huì)議實(shí)施
實(shí)施會(huì)議方案時(shí)，其工作內(nèi)容包括：參會(huì)人員的登記注冊(cè)，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡(luò)場(chǎng)地，必要時(shí)解決糾紛等。
會(huì)議實(shí)施一般包括以下幾點(diǎn)步驟
1.編制會(huì)場(chǎng)手冊(cè)。
2.設(shè)置信息中心（提供實(shí)時(shí)服務(wù)）
3.建立指導(dǎo)委員會(huì)（負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)的指導(dǎo)工作進(jìn)行）
三、總結(jié)和評(píng)估
會(huì)議的總結(jié)與評(píng)估（會(huì)議一旦結(jié)束，應(yīng)該立即對(duì)其進(jìn)行評(píng)估工作），一般分為3個(gè)部分
1.從籌備到會(huì)議結(jié)束的各項(xiàng)工作總結(jié)
2.效益分析和核算成本
3.本項(xiàng)目市場(chǎng)調(diào)查
4.客戶(hù)的互訪(fǎng)工作（與客戶(hù)回訪(fǎng)，加深與客戶(hù)之間的關(guān)系）
5.召開(kāi)表彰會(huì)，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會(huì)議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴(kuò)大影響力）。
]:會(huì)議是各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)管理的重要手段之一,任何機(jī)關(guān)要實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)和管理,都離不開(kāi)會(huì)議,有會(huì)議必有會(huì)議工作。加強(qiáng)會(huì)議管理工作,對(duì)于改進(jìn)機(jī)關(guān)工作作風(fēng),提高工作績(jī)效,發(fā)揮它在現(xiàn)代管理活動(dòng)中具有積極作用。
現(xiàn)當(dāng)代的會(huì)議,就是有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地召集人們商議事情的活動(dòng)。會(huì)議是各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)進(jìn)行決策的重要工具,是集思廣益、交流信息的重要方式,是協(xié)調(diào)工作、解決矛盾的有效手段。任何機(jī)關(guān)要實(shí)施管理,都離不開(kāi)會(huì)議,有會(huì)議必有會(huì)議工作。做好會(huì)議工作,對(duì)于改進(jìn)機(jī)關(guān)工作作風(fēng),消除“會(huì)災(zāi)”,提高會(huì)議效率,發(fā)揮它在現(xiàn)代管理活動(dòng)中的積極作用,具有十分重要的意義。因此對(duì)秘書(shū)人員來(lái)說(shuō),會(huì)議管理是主要的工作之一。
[關(guān)鍵詞]:秘書(shū)會(huì)議管理工作
一、會(huì)議的主要內(nèi)容及作用
現(xiàn)在,會(huì)議在我們的生活中有著非常重要的作用。人們總是通過(guò)會(huì)議對(duì)許多重大問(wèn)題進(jìn)行拍板定案,進(jìn)行決策,用以指導(dǎo)工作順利進(jìn)行。也可以通過(guò)會(huì)議對(duì)各種信息進(jìn)行交流碰撞,舉一反三,取長(zhǎng)補(bǔ)短,就許多問(wèn)題取得共識(shí),形成更高價(jià)值的意見(jiàn)。還可以通過(guò)會(huì)議收集各種信息,擬出各種可行方案,并進(jìn)行反饋調(diào)節(jié)。會(huì)議也是統(tǒng)一各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)思想,協(xié)調(diào)各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)工作的有效手段之一。一般規(guī)模小、會(huì)期短的會(huì)議,會(huì)議管理工作的內(nèi)容就相對(duì)簡(jiǎn)單些;而規(guī)模大、會(huì)期長(zhǎng)的會(huì)議,會(huì)議管理工作的內(nèi)容就會(huì)非常復(fù)雜。如果按時(shí)間順序劃分,可以將會(huì)議管理工作分為會(huì)前的準(zhǔn)備工作、會(huì)中的服務(wù)工作、會(huì)后的收尾工作。
會(huì)議工作的管理需要耐心、仔細(xì),需要對(duì)會(huì)議管理工作流程有基本的了解。隨著會(huì)議的普遍,會(huì)議管理工作中也存在著很多問(wèn)題,下面我就來(lái)說(shuō)說(shuō)會(huì)議管理中存在的問(wèn)題。
二、會(huì)議管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題
會(huì)議管理,看似簡(jiǎn)單,但真正把它做好,卻是對(duì)秘書(shū)或者其他辦公人員來(lái)說(shuō)是件比較頭疼的事情。業(yè)界流行一句話(huà),叫做:“會(huì)而議,議而決,決而行,行而徹。”這句話(huà)讀起來(lái)瑯瑯上口,簡(jiǎn)明扼要,亦有一些企業(yè)將之張貼會(huì)議室一偶,
但是真正將會(huì)議管理做好,絕非易事。在實(shí)際工作中,要不就是會(huì)而不議,或者就是議而不決,或者決而不行,凡此種種,皆存業(yè)界。
這些細(xì)微的不足之處,正是影響整個(gè)會(huì)議管理的關(guān)鍵因素。從整體看:
(一)會(huì)議過(guò)多,會(huì)期過(guò)長(zhǎng),經(jīng)濟(jì)浪費(fèi)嚴(yán)重
有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為開(kāi)會(huì)是解決一切問(wèn)題的靈丹妙藥,一遇到問(wèn)題就開(kāi)會(huì),對(duì)會(huì)議的目的不明確,對(duì)為什么要開(kāi)會(huì)、開(kāi)會(huì)要達(dá)到什么目的和取得什么結(jié)果此類(lèi)問(wèn)題沒(méi)有明確的回答就貿(mào)然開(kāi)會(huì),這樣勢(shì)必造成會(huì)議的失控,從而產(chǎn)生消極作用。還有些會(huì)議一開(kāi)起來(lái)沒(méi)完沒(méi)了,本來(lái)半個(gè)小時(shí)就該有結(jié)果、就能把問(wèn)題說(shuō)清楚的會(huì)議非要開(kāi)二、三個(gè)小時(shí),殊不知人的精力畢竟有限,并要受生物鐘影響,臺(tái)上人興致盎然高談闊論的時(shí)候,臺(tái)下人早已無(wú)心戀戰(zhàn)。會(huì)期越長(zhǎng),費(fèi)用越多。從我國(guó)目前的現(xiàn)狀來(lái)看,從上到下普遍存在著會(huì)議過(guò)多、會(huì)議會(huì)期過(guò)長(zhǎng)、會(huì)議規(guī)模過(guò)大、會(huì)議質(zhì)量不高的問(wèn)題。“會(huì)海”已成為機(jī)關(guān)工作的一大“公害”。它的危害只要有三方面:與會(huì)者時(shí)間、精力的浪費(fèi),精力浪費(fèi)和信息的重復(fù)和浪費(fèi)。
(二)與會(huì)者關(guān)系不融洽
與會(huì)者由于知識(shí)結(jié)構(gòu)、文化素質(zhì)、個(gè)人閱歷、所處地位及部門(mén)的不同,對(duì)同一問(wèn)題難免有不同看法,產(chǎn)生意見(jiàn)分歧。如果不能正確對(duì)待和妥善處理意見(jiàn)分歧,則有可能產(chǎn)生沖突,進(jìn)而影響會(huì)議的正常進(jìn)行,降低會(huì)議的效率,甚至使會(huì)議目標(biāo)無(wú)法實(shí)現(xiàn)。
(三)會(huì)議環(huán)境不適合
不利的環(huán)境的主要表現(xiàn)為:周?chē)h(huán)境嘈雜,室內(nèi)氣候條件不佳,視聽(tīng)視覺(jué)輔助設(shè)備效果不佳,室內(nèi)空間狹小,坐椅不舒服,燈光昏暗,手機(jī)鈴聲不斷,等等。這些都會(huì)影響與會(huì)人員的心情,降低會(huì)議的效率。
(四)工作態(tài)度不端正
工作人員態(tài)度散漫,經(jīng)常用敷衍的態(tài)度來(lái)對(duì)待工作,會(huì)擅自脫崗,推卸責(zé)任,造成不能及時(shí)傳達(dá)上級(jí)重要指示、會(huì)議精神或反映會(huì)議發(fā)生的重大緊急事情,導(dǎo)致會(huì)議效率低下。
這些會(huì)議問(wèn)題正是導(dǎo)致整體會(huì)議目的未能實(shí)現(xiàn),效率低下的結(jié)果
會(huì)議管理流程包含要素：
1、清楚地述會(huì)議的目標(biāo)。
2、準(zhǔn)備與分配會(huì)議議程與主題。
3、確定與會(huì)者名單（尤其是團(tuán)隊(duì)以外的成員）。
4、通知并再次提醒與會(huì)者，使其明曉會(huì)議的目的、時(shí)間、地點(diǎn)。
5、準(zhǔn)備會(huì)議使用的場(chǎng)所以及必備的器材與文具。
6、建立或確認(rèn)開(kāi)會(huì)時(shí)共識(shí)或守則。例如：會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，不準(zhǔn)任何人遲到，別人在說(shuō)話(huà)時(shí)不能打忿以及與會(huì)前需作準(zhǔn)備等。
7、確實(shí)使議題都被處理，處理的方式是作成決議，延到下次再議或取消該議題。
8、記錄重要的觀(guān)點(diǎn)或決定，成員所被分派的任務(wù)。
9、記錄非議程中所列項(xiàng)目以便下次討論。
10、記錄會(huì)議使用的時(shí)間、討論的主題、完成的項(xiàng)目、作成的決定、與會(huì)者的姓名。
參考資料：
【溫馨提示】本次分享的會(huì)議管理工作流程和會(huì)議管理工作流程怎么寫(xiě)的問(wèn)題是否解決了您的問(wèn)題，部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線(xiàn)詳詢(xún)。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議收費(fèi)，青島會(huì)議旅游，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議主持人，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。