本文目錄

1. 會(huì)議接待流程及標(biāo)準(zhǔn)
2. 會(huì)議接待方案范本
3. 接待工作的流程

會(huì)議接待流程及標(biāo)準(zhǔn)：

一、會(huì)前準(zhǔn)備

1.與會(huì)議主辦方溝通并確認(rèn)細(xì)節(jié)。

2.提供必要的交通、住宿、會(huì)議場(chǎng)地等信息，并向會(huì)議主辦方提供詳盡的預(yù)案書(shū)。

3.指派專人對(duì)會(huì)議舉辦地進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察，確保各項(xiàng)服務(wù)的質(zhì)量和可行性。

4.確定接待方案，簽訂接待合同，并預(yù)付定金。

二、會(huì)中服務(wù)

1.提供專業(yè)的接待服務(wù)，包括機(jī)場(chǎng)、車站的接送，以及必要的禮儀服務(wù)。

2.在酒店和會(huì)議室準(zhǔn)備好歡迎橫幅、指示牌等，確保會(huì)議環(huán)境舒適。

3.提前準(zhǔn)備所有會(huì)議所需的資料和用品，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

4.會(huì)議開(kāi)始前，檢查會(huì)議室設(shè)施，如橫幅、燈光、音響等，確保萬(wàn)無(wú)一失。

5.確認(rèn)住宿安排，了解特殊需求。

6.確認(rèn)餐飲安排，包括用餐時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)，并特別關(guān)注特殊飲食需求。

7.確認(rèn)旅游活動(dòng)安排，包括行程、用車、導(dǎo)游服務(wù)等。

8.確認(rèn)娛樂(lè)活動(dòng)安排，包括形式、標(biāo)準(zhǔn)及地點(diǎn)。

9.提供會(huì)議代表合影等增值服務(wù)，以及必要的文秘支持。

三、會(huì)后工作

1.提供詳細(xì)的費(fèi)用明細(xì)，與客戶進(jìn)行對(duì)賬，并完成結(jié)算。

會(huì)議接待有一個(gè)方案的話會(huì)很不錯(cuò)的，有規(guī)劃的進(jìn)行會(huì)議，這樣才會(huì)做的更加好。下面是由我為大家整理的“會(huì)議接待方案范本”，僅供參考，歡迎大家閱讀。

一、會(huì)前準(zhǔn)備工作

1、組織會(huì)務(wù)班子、明確工作職責(zé)。大型會(huì)議還要制定詳細(xì)的會(huì)務(wù)工作方案。

2、發(fā)出會(huì)議通知。包括會(huì)議名稱、內(nèi)容、會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍。

3、印刷會(huì)議日程，編排好會(huì)議程序，制定注意事項(xiàng)。

4、大型會(huì)議要編組并提出小組召集人、討論地點(diǎn)。

5、大型會(huì)議要印制會(huì)議憑證。如出席證、列席證、工作證、請(qǐng)柬等。

6、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)場(chǎng)布置要充分體現(xiàn)會(huì)議氣氛。

（1）懸掛會(huì)標(biāo)、徽記、旗幟登。

（2）設(shè)置主席臺(tái)，落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，拜訪席簽、話筒，并保證音響效果。

（3）確定會(huì)議桌擺放形式，明確劃分分會(huì)場(chǎng)區(qū)域，并使與會(huì)者明確。

（4）保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。

（5）擺放適宜花卉。

7、后期服務(wù)工作。大型會(huì)議要對(duì)與會(huì)人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂(lè)、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排。

8、做好會(huì)議發(fā)言、投票、發(fā)獎(jiǎng)、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。

9、進(jìn)行會(huì)前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)備工作情況。

二、會(huì)務(wù)組織與服務(wù)工作

1、會(huì)務(wù)人員提前1小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，反復(fù)檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備情況。

2、搞好會(huì)議簽到、材料分發(fā)。

3、落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。

4、按預(yù)訂方案組織與會(huì)人員由前向后以此就座。

5、維持好會(huì)場(chǎng)秩序。會(huì)議開(kāi)始前5分鐘，關(guān)閉會(huì)場(chǎng)大門(mén)，與會(huì)人員入座就緒，無(wú)關(guān)人員離開(kāi)會(huì)場(chǎng)；開(kāi)會(huì)期間關(guān)閉手機(jī)，一般不允許找人，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。

6、做好會(huì)議紀(jì)錄，寫(xiě)好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。

7、組織照相。

8、為與會(huì)人員預(yù)訂車、船、機(jī)票等。

三、會(huì)議善后工作

1、會(huì)議結(jié)束后，要檢查會(huì)場(chǎng)，帶回剩余材料、席簽等。

2、組織送站。根據(jù)與會(huì)人員離會(huì)時(shí)間，提前安排車輛、送站人員等。

3、做好會(huì)議文件的清退、收集、歸檔工作。

4、做好會(huì)議報(bào)道工作。

一、接待時(shí)間

20xx年x月x日—x月x日

二、接待地點(diǎn)

接送機(jī)地點(diǎn)：xx

下榻酒店：xxx

會(huì)議地點(diǎn)：xx大酒店會(huì)議廳

三、接待對(duì)象

嘉賓等一行人及其陪同人員

四、接待負(fù)責(zé)人員

總負(fù)責(zé)：接待辦

跨部門(mén)接待小組：相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，秘書(shū)組，行政組，宣傳組，保衛(wèi)組

五、接待前期準(zhǔn)備工作

1.制發(fā)邀請(qǐng)函，邀請(qǐng)嘉賓，協(xié)調(diào)時(shí)間 2.食宿安排，提前預(yù)定 3.迎接車輛安排

4.迎賓（嘉賓到達(dá)前20分鐘，相關(guān)人員需做好迎賓工作） 5.相關(guān)接待人員，負(fù)責(zé)相關(guān)接待工作

六、機(jī)場(chǎng)接待

1.機(jī)場(chǎng)一層到達(dá)廳內(nèi)設(shè)接待處人員，根據(jù)來(lái)客乘坐的航班到達(dá)情況持“熱烈歡迎XX貴賓”牌，在一層到達(dá)電梯口等候，接到嘉賓后負(fù)責(zé)引導(dǎo)至接待處（簽到臺(tái)桌子規(guī)格1.8×0.5×0.75）。接待組由此將客人集中帶出乘車。

2.在廊橋出口、候機(jī)廳二層到達(dá)電梯口及接待處放置簡(jiǎn)易歡迎標(biāo)語(yǔ)牌（80×180cm以下易拉寶）。

3.由服務(wù)科按照按正常要客接待程序接待。

4.對(duì)于重要領(lǐng)導(dǎo)等特殊客人，由團(tuán)省委提出要求，機(jī)場(chǎng)團(tuán)委負(fù)責(zé)申請(qǐng)辦理有關(guān)接待人員通行證，安排相關(guān)人員協(xié)助在廊橋出口處迎接。

硬件附注：易拉寶2個(gè)（其中1個(gè)2米），接待處牌子和桌子，筆若干支，迎賓牌，授帶10條„„

七、酒店入住

1.確定嘉賓入住時(shí)間，通知酒店接待人員提前做好相關(guān)準(zhǔn)備，確定房間住宿安排。

2.嘉賓到達(dá)酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候，攝像記錄組安排攝像拍照。

3.進(jìn)入酒店后，由接待人員的引領(lǐng)下入住提前安排好的房間。

4.如飯后休息需要安排人員將嘉賓帶領(lǐng)回房間。餐后安排客房服務(wù)人員帶入房間休息，并問(wèn)詢是否需要叫醒服務(wù)。

八、用餐（早餐、中餐、晚餐）

1.由接待人員引領(lǐng)嘉賓在入住酒店進(jìn)行用餐。由客房服務(wù)人員進(jìn)行相關(guān)服務(wù)。

2.餐后安排客房服務(wù)人員帶入房間休息，并問(wèn)詢是否需要叫醒服務(wù)。

九、會(huì)議前的籌備工作

1.選擇會(huì)議廳。根據(jù)會(huì)議參加人員的人數(shù)確定會(huì)議廳規(guī)模。

2.會(huì)場(chǎng)布置。根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，在場(chǎng)內(nèi)懸掛橫幅。門(mén)口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語(yǔ)。可在會(huì)場(chǎng)內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花；為使會(huì)場(chǎng)更加莊嚴(yán)，主席臺(tái)上可懸掛國(guó)旗、黨旗或懸掛國(guó)徽、會(huì)徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一

3.會(huì)議前的接待禮儀。提前準(zhǔn)備禮儀人員做好相關(guān)接待工作。

4.會(huì)前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。

十、會(huì)議接待

1.歡迎詞（電子屏幕）提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位XX貴賓蒞臨我公司考察指導(dǎo)”

2.會(huì)場(chǎng)整理及布置

1）提前30分鐘清潔并布置會(huì)場(chǎng)，保持會(huì)場(chǎng)整齊有序，空氣清新

2）擺放會(huì)場(chǎng)物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一，香煙可交于陪同人員級(jí)別最高者代為分發(fā)，調(diào)試投影儀，音響等設(shè)備，放映相關(guān)資料。

3.聯(lián)系陪同人員，講解員。根據(jù)客戶考察目的及需要，確定陪同人員并及時(shí)告知其準(zhǔn)備事宜，以便順利溝通：會(huì)談開(kāi)始前1小時(shí)，再次提醒相關(guān)人員 4.領(lǐng)導(dǎo)嘉賓到達(dá)會(huì)議廳，由禮儀引入會(huì)場(chǎng)就座。

十一、座談

1.企業(yè)宣講（集團(tuán)，產(chǎn)業(yè)宣傳片，企業(yè)介紹PPT） 2.技術(shù)交流（技術(shù)人員PPT講解，互動(dòng)）

3.會(huì)場(chǎng)服務(wù)（每20-30分鐘添加茶水或視情況而定） 4.拍照（依重要程度，進(jìn)行拍照留檔） 5.攝像（依重要程度，進(jìn)行攝像留檔）

十二、會(huì)后服務(wù)準(zhǔn)備

做好會(huì)后服務(wù)的準(zhǔn)備。提前將場(chǎng)地、椅子等布置好，攝影師做好攝影準(zhǔn)備。會(huì)后用車在會(huì)議結(jié)束前妥善安排。

十三、會(huì)后服務(wù)

會(huì)議結(jié)束，攝影師做完攝影工作后，由接待人員負(fù)責(zé)將領(lǐng)導(dǎo)嘉賓送回入住酒店

一、會(huì)前

1.與會(huì)議主辦方洽談，了解會(huì)議要求及所需服務(wù)項(xiàng)目。

2.提供會(huì)議所需要的機(jī)票、車票、住宿酒店、會(huì)議場(chǎng)所、交通等信息，并制定完備的會(huì)議預(yù)案書(shū)給會(huì)議方。

3.派專人協(xié)助客戶實(shí)地考察會(huì)議舉辦地的吃、住、會(huì)議場(chǎng)地、游、娛樂(lè)等相關(guān)方面的情況。

4.確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。

二、會(huì)中

1.會(huì)議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)，車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會(huì)議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺(tái)、指示牌等。

2.會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品，會(huì)議演講稿等會(huì)議相關(guān)物品。

3.會(huì)議場(chǎng)所：專人到會(huì)議室檢查會(huì)議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4.會(huì)議住宿：房間樓層及房間號(hào)確認(rèn)，詢問(wèn)是否有特殊要求。

5.會(huì)議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。

6.會(huì)議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn)。

7.會(huì)議娛樂(lè)：娛樂(lè)消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂(lè)地點(diǎn)的確認(rèn)。

8.會(huì)議服務(wù)：會(huì)議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。

三、會(huì)后

1、結(jié)帳：提供會(huì)議過(guò)程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說(shuō)明，專人與客戶進(jìn)行核對(duì)并結(jié)帳。

2、資料：會(huì)議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會(huì)議通訊錄或花名冊(cè)。

3、合影：會(huì)議期間參會(huì)人員集體合影，會(huì)議結(jié)束前沖印出來(lái)分發(fā)給每位與會(huì)人員以做留念。

為確保各項(xiàng)會(huì)議接待工作的順利進(jìn)行，特制定會(huì)議方案如下：

一、會(huì)議主題

待定

二、會(huì)議時(shí)間

20xx年x月x日至20xx年x月x日

三、會(huì)議地點(diǎn)

Xxx-xxx-x酒店。

四、環(huán)境布置

（一）會(huì)場(chǎng)外區(qū)域布置

酒店外圍環(huán)境：燈桿棋畫(huà)面、LED屏宣傳、燈箱畫(huà)面、空飄。

（二）會(huì)場(chǎng)內(nèi)主要區(qū)域布置

1、機(jī)場(chǎng)、火車站相關(guān)內(nèi)容橫幅、接機(jī)牌及鮮花。

2、下榻酒店（酒店大堂、入住房間、會(huì)議室、用餐餐廳）布置主題噴繪、水牌、導(dǎo)示牌、桌簽、插花及橫幅。

五、會(huì)議內(nèi)容

第一板塊會(huì)議

（一）會(huì)議時(shí)間：20xx年x月x日、x日、x日

（二）會(huì)議地點(diǎn)：待定（200人會(huì)議廳）

（三）會(huì)議內(nèi)容：待定

（四）會(huì)議布置：1）課桌擺放：圍桌式或者課桌式擺放

2）會(huì)議鮮花：講臺(tái)花、胸花、桌花

3）會(huì)議用品：白紙、簽字筆、茶杯、紙巾

4）會(huì)場(chǎng)氛圍：水牌制作、背景噴繪畫(huà)面（x日、x日）無(wú)線麥若干、背景音樂(lè)、X展架

（五）會(huì)后合影：時(shí)間：在會(huì)議結(jié)束前，告知大家不要急于離場(chǎng)，按序下樓，在指定地點(diǎn)合影留念。

地點(diǎn)：xx酒店外的階梯上（階梯取代椅子）

可以給領(lǐng)導(dǎo)安排座椅，座椅上有貼領(lǐng)導(dǎo)的名字，可以對(duì)號(hào)入座。

第二板塊晚宴

（一）晚宴時(shí)間：20xx年x月x日晚（具體時(shí)間待定）

（二）晚宴地點(diǎn)：餐廳待定

（三）晚宴方式：圍桌形式或者自助餐形式

（四）晚宴布置：室外：空飄（8個(gè)）（空飄內(nèi)容：）、懸掛彩旗、燈籠若干、大型噴繪展板（酒店外及圓形大廳內(nèi)）。

室內(nèi)：舞臺(tái)搭建、舞臺(tái)背景噴繪畫(huà)面、舞臺(tái)裝飾、冷焰安裝、燈光音響、特效。

餐桌布置：餐桌桌花、臺(tái)簽（晚宴安排內(nèi)容介紹）

第三板塊會(huì)議接待

（一）工作內(nèi)容

1、會(huì)議流程策劃；

2、編撰、印刷會(huì)議接待手冊(cè)；

3、機(jī)場(chǎng)、火車站等埠提供窗口接送機(jī)服務(wù)；

4、會(huì)議前期報(bào)名的接待、物品分發(fā)等；

6、協(xié)助酒店住宿、餐食服務(wù)等工作；

7、提供會(huì)議期間車輛的調(diào)配、服務(wù)工作；

8、提供機(jī)（車）票的訂購(gòu)服務(wù)工作；

9、提供專業(yè)接待人員服務(wù)工作；

10、根據(jù)需要，提供其他公務(wù)活動(dòng)服務(wù)工作； 11、提供物流、土特產(chǎn)品代購(gòu)等其他服務(wù)工作；（二）、組織機(jī)構(gòu)及職責(zé) 1、綜合協(xié)調(diào)組工作職責(zé)：

（1）負(fù)責(zé)總體接待方案的制定等文件編制工作；（2）負(fù)責(zé)與會(huì)代表團(tuán)信息收集、整理等對(duì)外聯(lián)系工作；（3）負(fù)責(zé)與組委會(huì)內(nèi)部的全面對(duì)接工作；

（4）負(fù)責(zé)落實(shí)省市、組委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的接機(jī)（車）安排；

（5）負(fù)責(zé)組織、牽頭一切有關(guān)接待工作的參與人員溝通、協(xié)調(diào)工作；

（6）負(fù)責(zé)接待服務(wù)手冊(cè)的編制工作； 2、接待服務(wù)組

工作職責(zé)：

（1）負(fù)責(zé)嘉賓的接機(jī)工作，配有專業(yè)的大唐禮賓隊(duì)員手捧鮮花接機(jī)。

（2）負(fù)責(zé)對(duì)外具體聯(lián)系落實(shí)與會(huì)代表的初步行程、人數(shù)、往返時(shí)間、與會(huì)具體意向；

（3）負(fù)責(zé)為與會(huì)代表提供接待服務(wù)人員、住宿、餐飲、交通、內(nèi)部會(huì)議組織、考察游覽、物流等其他會(huì)議服務(wù)；

（4）根據(jù)嘉賓的實(shí)際情況，具體提供接送機(jī)、車站安排；酒店房間安排；參加會(huì)議活動(dòng)的詳盡日程安排；嘉賓的其他公務(wù)活動(dòng)和三餐的具體安排；會(huì)議期間車輛的調(diào)配、機(jī)（車）票的訂購(gòu)；接待服務(wù)人

員的組織領(lǐng)導(dǎo)；

（5）負(fù)責(zé)協(xié)助嘉賓入住酒店之前的登記。（在接到嘉賓后，將事先準(zhǔn)備好的房間鑰匙登記名稱后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進(jìn)入房間，房間內(nèi)布置鮮花、茶歇、會(huì)議流程等）

（6）負(fù)責(zé)會(huì)同綜合協(xié)調(diào)組完成接待服務(wù)手冊(cè)的編制工作； 3、服務(wù)保障組

工作職責(zé)：

（1）負(fù)責(zé)接待服務(wù)組的有關(guān)活動(dòng)安排，如：會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)拍照、會(huì)前投影儀調(diào)試、檢查對(duì)方資料（PPT）是否統(tǒng)一拷貝、播放是否正常、速記安排、會(huì)議位置安排

（2）負(fù)責(zé)本組工作人員的一切后勤保障工作。

第四板塊會(huì)后考察

一、會(huì)后考察：

1、如果會(huì)議結(jié)束后，該會(huì)組委會(huì)有安排會(huì)議考察，請(qǐng)?zhí)崆按_認(rèn)人數(shù)和線路。我們會(huì)將出發(fā)時(shí)間、乘車地點(diǎn)及線路安排發(fā)放到每位嘉賓手里。

2、如果會(huì)后考察屬于自愿報(bào)名，酒店大廳將設(shè)有會(huì)后考察線路報(bào)名咨詢點(diǎn)。（費(fèi)用自理）

二、當(dāng)?shù)赜斡[服務(wù)（20人或以上/車）（淡季報(bào)價(jià)）

xx

以上報(bào)價(jià)包含門(mén)票、車費(fèi)、導(dǎo)游服務(wù)費(fèi)及三星級(jí)酒店住宿一晚30元標(biāo)準(zhǔn)正餐三次，20元標(biāo)準(zhǔn)早餐一次。

二、其他服務(wù)：

如果您還有其他服務(wù)需要幫忙，我們將為您提供更好的服務(wù)。

1、專業(yè)禮儀接待：按照規(guī)格提供專業(yè)禮儀或者大唐禮賓衛(wèi)隊(duì)員。

2、可提供代訂餐飲

3、訂票服務(wù)：將提前收集各位參會(huì)嘉賓的返程信息，做以記錄后，將機(jī)票定好后，通知各位訂票嘉賓，告知可持身份證直接隨送機(jī)人員前往機(jī)場(chǎng)。接送機(jī)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

備注：會(huì)根據(jù)客戶航班到達(dá)時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)籌接機(jī)安排。

附：會(huì)議要求調(diào)查表。

接待工作的流程

接待工作的流程，接待工作其實(shí)就是看起來(lái)簡(jiǎn)單，但卻是直接關(guān)系到他人對(duì)我們的一個(gè)印象，這是至關(guān)重要的，也是我們不可忽視的部分，接待工作一定要規(guī)范，以下了解接待工作的流程。

1、了解情況。當(dāng)受領(lǐng)接待任務(wù)后，首先弄清對(duì)方的人數(shù)、職務(wù)、乘坐車種（車次）、航班到達(dá)時(shí)間、來(lái)的意圖、可能停留的時(shí)間及我方領(lǐng)導(dǎo)在接待方面的意圖和要求。

2、安排食宿。根據(jù)了解到的情況，及時(shí)與管理部門(mén)一起相應(yīng)地安排房間，并督促服務(wù)人員搞好室內(nèi)衛(wèi)生，準(zhǔn)備好冷熱水等；根據(jù)已確定的伙食標(biāo)準(zhǔn)，預(yù)先通知管理部門(mén)和招待所，安排好就餐。

3、接站（機(jī)）。根據(jù)客人乘座的車次（航班）時(shí)間，提前到車站（機(jī)場(chǎng)）迎接，幫助客人拿好行禮，引導(dǎo)客人出站乘車。

4、迎接。事先在來(lái)人預(yù)定到達(dá)的位置等候，客人到達(dá)后，要熱情相迎，主動(dòng)作自我介紹，引導(dǎo)客人到宿舍洗漱和休息。

5、引見(jiàn)。客人安排就緒后，及時(shí)向單位有關(guān)首長(zhǎng)報(bào)告，雙方領(lǐng)導(dǎo)接觸時(shí)，必要的情況下，接待人員要向?qū)Ψ浇榻B我方領(lǐng)導(dǎo)的身份。

6、掌握活動(dòng)情況。了解和征求上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)到后活動(dòng)的方式和工作安排，做到心中有數(shù)。

7、準(zhǔn)備好活動(dòng)場(chǎng)所。事先通知雙方有關(guān)人員，督促我方服務(wù)人員搞好保障。

8、就餐。計(jì)算好就餐人數(shù)，并事先通知我方陪餐人員，必要時(shí)要安排好就餐桌次和坐次。

9、安排好課余活動(dòng)。根據(jù)客人的興趣愛(ài)好，提前考慮安排好課余時(shí)間的文娛活動(dòng)。

10、預(yù)定返程票。提前了解客人離去的日期，預(yù)定好車票。

11、送行。預(yù)先準(zhǔn)備好車輛，通知我方領(lǐng)導(dǎo)送行。

12、通知接站單位。及時(shí)通知客人去往單位迎接。

13、做好收尾工作。及時(shí)與有關(guān)部門(mén)結(jié)清賬目，做到客人送走，事情辦完。

擴(kuò)展資料

做好接待工作應(yīng)注意的問(wèn)題

1、工作一定要很細(xì)。做好接待工作要腦勤、嘴勤、腿勤，要想得很細(xì)，做得很實(shí)。接待中許多問(wèn)題往往都出在一個(gè)“粗”字上，所以，搞接待一定要細(xì)之又細(xì)，切不可粗枝大葉。

2、態(tài)度一定要熱情。不管來(lái)訪者身份高低、“牌子”大小，一定要笑臉相迎，歡顏相送，使來(lái)訪者有入門(mén)三分暖，好似“賓至如家”之感。

3、接待要有針對(duì)性。接待工作是一門(mén)科學(xué)，有很多學(xué)問(wèn)，被接待的人員興趣不同、愛(ài)好各異，要有的放矢，區(qū)別情況，有針對(duì)性地搞接待。

如何做好接待工作？

確定接待的人數(shù)，做接待的準(zhǔn)備工作時(shí)，先確定對(duì)方的人數(shù)，再來(lái)準(zhǔn)備招待的茶水、席坐等方面的物資

確定到達(dá)時(shí)間，確定好對(duì)方到達(dá)的時(shí)間，以及迎接的人員、指引的人員，務(wù)必做到禮貌熱情周到

對(duì)方的職務(wù)，了解對(duì)方的職務(wù)，對(duì)接待的規(guī)格、席坐的安排、陪同人員等方面，都要根據(jù)對(duì)方的職務(wù)做相應(yīng)的安排

客戶抵達(dá)之前，單位的環(huán)境要徹底打掃，做到窗明幾凈，如果客戶很重要，最好添加一些鮮花、綠植等，美化一下

員工形象，如果單位有工作服，最好同一整齊，沒(méi)有工作服的也要先交代，穿著符合接待標(biāo)準(zhǔn)，前臺(tái)客服等人員最好統(tǒng)一服裝

路線，提前開(kāi)會(huì)，各部門(mén)員工知悉，接待的行程中最好不要有外部干擾，有事情可以提前或推后處理，接待的路線也要規(guī)劃好，車輛安排、秩序等方面協(xié)調(diào)好

會(huì)場(chǎng)布置，一般接待后面都會(huì)有會(huì)議，領(lǐng)導(dǎo)的席位安排，開(kāi)會(huì)的資料物品提前準(zhǔn)備好，投影儀、電腦等先調(diào)試好確保無(wú)誤，茶水、服務(wù)人員等，以及接待的注意事項(xiàng)，事先做好培訓(xùn)

如果對(duì)方的行程是一天以上，餐飲住宿方面的安排提前訂好，招待的方案及預(yù)算提前匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)

注意事項(xiàng)

接待工作是跟隨對(duì)方的'身份、人數(shù)、工作性質(zhì)、行程還有雙方的從屬關(guān)系等方面而有相應(yīng)的變化和調(diào)整

辦公室接待工作流程的規(guī)范

一、目的

“外交無(wú)小事”，“接待無(wú)小事”，接待作為辦公室工作的重要組成部分，是展示公司形象，反映企業(yè)精神、企業(yè)文化的一項(xiàng)重要內(nèi)容，為樹(shù)立公司良好形象，擴(kuò)大公司對(duì)外聯(lián)系和交流，更好的展示企業(yè)文化，為進(jìn)一步規(guī)范接待工作，特針對(duì)辦公室接待工作流程作出規(guī)范。

二、原則

本著“熱情禮貌，服務(wù)周到，厲行節(jié)約，對(duì)口接待”的原則。

三、管理

辦公室為公司接待工作的對(duì)口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理，協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)落實(shí)接待任務(wù)，提供后勤服務(wù)和保障。

四、接待流程

1、總體工作安排

接到客人到訪通知后，根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)安排及到訪客人單位、職務(wù)及到訪目的等具體情況，確定接待級(jí)別，級(jí)別可暫分為A、B、C三種級(jí)別的接待，根據(jù)接待級(jí)別，擬定接待方案，具體安排相關(guān)接待人員，做好接待前的準(zhǔn)備工作。

A級(jí)為一級(jí)接待標(biāo)準(zhǔn)，一般為總經(jīng)理陪同重要客人到訪；

B級(jí)為二級(jí)接待標(biāo)準(zhǔn)，一般為副總經(jīng)理、等公司領(lǐng)導(dǎo)陪同到訪客人；

C級(jí)為三級(jí)接待標(biāo)準(zhǔn)，一般為相關(guān)對(duì)口部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或人員到訪，按照領(lǐng)導(dǎo)要求做好接待工作。

2、接站安排

接到客人來(lái)訪通知后，辦公室應(yīng)在客人來(lái)訪前一天提前做好車輛接站安排，確定接站時(shí)間、地點(diǎn)、客人的聯(lián)系方式，做好出車前的車輛清潔、安全檢查工作，并配備礦泉水、濕巾等所需用品。負(fù)責(zé)接站司機(jī)必須提前半小時(shí)到接車地點(diǎn)，如客人首次到訪，必要時(shí)打印接站牌。

3、住宿安排

根據(jù)接待級(jí)別，安排合適的入住地點(diǎn)，提前做好房間預(yù)定，必要時(shí)需提前前往酒店落實(shí)入住房間情況，包括要求酒店前臺(tái)人員做好房卡，開(kāi)通電話外線業(yè)務(wù)，擺放洗漱包、茶葉、干果、香煙等接待用品，并提前做好客人房間分配工作。

4、宣傳工作安排

接到客人來(lái)訪通知后，根據(jù)客人情況與接待級(jí)別，收集相關(guān)資料，設(shè)計(jì)并制作公司宣傳欄及廣告機(jī)歡迎字幕；客人到訪后，做好跟隨參觀、會(huì)議拍照攝影等相關(guān)工作。

5、參觀安排

接到客人來(lái)訪通知后，提前通知公司相關(guān)各部門(mén)根據(jù)接待級(jí)別開(kāi)展參觀接待的準(zhǔn)備工作。

客人到訪公司前，需提前通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及接待人員前往迎接，參觀過(guò)程中接待人員做好服務(wù)，拍照及攝影，并及時(shí)調(diào)配好接送車輛。

6、會(huì)議安排

辦公室在客人到訪的前一天做好相關(guān)資料、鮮花、水果、茶葉、筆記本、紙、簽字筆等準(zhǔn)備工作，打印好會(huì)議列席人員的坐席牌，準(zhǔn)備好筆記本電腦，做好歡迎字幕的投影，檢查會(huì)議室及周邊衛(wèi)生環(huán)境等一切會(huì)議準(zhǔn)備工作。

會(huì)議開(kāi)始時(shí)，辦公室人員應(yīng)及時(shí)為客人添加茶水，間隔10-15分鐘加水；若同一批客人有幾天會(huì)議，則需更換水果品種，并做好會(huì)議室茶杯、煙灰缸等的清洗工作。

備注：主席臺(tái)及會(huì)議座位安排圖示。

7、就餐安排

根據(jù)接待客人級(jí)別提前安排酒店用餐，通知參加就餐人員，確定就餐人數(shù)，根據(jù)客人飲食口味、是否有忌口等提前點(diǎn)菜，并備好酒水、香煙等，安排車輛，及時(shí)接送。

備注：宴請(qǐng)客人坐席安排圖示

8、活動(dòng)安排

客人在公司期間，按照公司領(lǐng)導(dǎo)安排如需陪同客人到周邊游玩，接待人員須提前確定游玩路線，安排景區(qū)導(dǎo)游，就餐地點(diǎn)，出行車輛等，并準(zhǔn)備好相機(jī)、濕巾、礦泉水、雨傘等，游玩過(guò)程中根據(jù)客人需要服務(wù)到位，安排好整個(gè)出行游玩活動(dòng)。

9、返程安排

根據(jù)客人行程和需要，幫客人預(yù)定好返程機(jī)票或火車票，準(zhǔn)備饋贈(zèng)禮品，安排車輛安全送至出發(fā)點(diǎn)，接待人員做好酒店的退房等后續(xù)工作

五、接待禮儀

1、儀表：面容清潔，衣著得體。

2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。

3、言語(yǔ)：語(yǔ)氣溫和，禮貌文雅。

4、態(tài)度：誠(chéng)懇熱情，不卑不亢。

5、接收名片：以恭敬態(tài)度雙手接收，看后鄭重收入口袋。

6、引領(lǐng)：通常走在客人右前方，不時(shí)左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸手示意。

7、進(jìn)電梯時(shí)：引領(lǐng)客人先進(jìn)、先出，及時(shí)按電梯。

六、注意事項(xiàng)

接待過(guò)程中涉及機(jī)要事物、重要會(huì)議等特殊情況下，要特別注意保密，接待中既要得當(dāng)介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，對(duì)不宜拍照攝影的場(chǎng)合，應(yīng)持委婉態(tài)度向參觀人員說(shuō)明。

七、總結(jié)

接待工作完成之后，應(yīng)及時(shí)總結(jié)工作中存在的問(wèn)題，善于發(fā)現(xiàn)工作中存在的不足，敢于建議工作中需要改進(jìn)的地方，力求做到精益求精，為公司發(fā)展貢獻(xiàn)我們的力量

【溫馨提示】本次分享的會(huì)議活動(dòng)接待方案流程和會(huì)議活動(dòng)接待方案流程怎么寫(xiě)的問(wèn)題是否解決了您的問(wèn)題，部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議收費(fèi)，青島會(huì)議旅游，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議主持人，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。