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1.策劃階段：作為專業(yè)的會(huì)展代理機(jī)構(gòu)，我們?yōu)榭蛻籼峁┤轿坏臅?huì)展策劃服務(wù)。只需告訴我們您的想法或需求，我們將為您量身定制可行性方案、招展策劃以及會(huì)議回執(zhí)等。
2.咨詢階段：在這個(gè)階段，我們會(huì)與您進(jìn)行初步溝通，并根據(jù)您的關(guān)注點(diǎn)提出相應(yīng)的預(yù)案，供您選擇。這包括在預(yù)算范圍內(nèi)選擇最合適的會(huì)議場地、推薦酒店、餐飲場所以及適應(yīng)預(yù)算的菜譜、會(huì)展交通安排和接待流程等。
3.考察階段：如果您對我們提供的方案有信心，我們可以進(jìn)入考察階段。我們會(huì)安排您或您的代表前往目的地，對會(huì)議酒店、場地、環(huán)境、交通車輛以及會(huì)展設(shè)備等進(jìn)行實(shí)地考察。在此過程中，我們將深入討論服務(wù)項(xiàng)目、流程、推進(jìn)計(jì)劃和服務(wù)價(jià)格，并明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。
4.確定階段：在這個(gè)階段，我們需要耐心和細(xì)致地推敲和確認(rèn)各項(xiàng)流程和預(yù)案，盡可能使其細(xì)化。然后，我們將這些內(nèi)容以書面形式確認(rèn)，明確雙方的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。
5.執(zhí)行階段：嚴(yán)格而人性化地執(zhí)行服務(wù)協(xié)議，是雙方合作精神的體現(xiàn)。盡管計(jì)劃可能存在不足，但雙方應(yīng)本著合作的原則，共同解決臨時(shí)出現(xiàn)的問題，以實(shí)現(xiàn)會(huì)議的圓滿成功。在此期間，對于協(xié)議外的額外服務(wù)，雙方應(yīng)口頭或書面確認(rèn)，并由負(fù)責(zé)人簽字。所有臨時(shí)產(chǎn)生的費(fèi)用，應(yīng)事先商議、事后結(jié)算。
6.結(jié)算階段：雙方財(cái)務(wù)人員應(yīng)仔細(xì)核對所有費(fèi)用單據(jù)，并嚴(yán)格按照服務(wù)協(xié)議進(jìn)行核算。
公司準(zhǔn)備舉辦大型會(huì)議，而作為會(huì)議接待工作人員的你是否對開會(huì)議的流程接待清楚呢?下面是我為你整理的大型會(huì)議接待流程，希望對你有幫助。
大型會(huì)議接待流程
一、會(huì)議報(bào)道之前的工作
1、與會(huì)議主辦單位確認(rèn)會(huì)議的報(bào)到日期、會(huì)議名稱、會(huì)議用水牌和布標(biāo)、到會(huì)的大致人數(shù)、使用會(huì)議室的日期和會(huì)議室擺設(shè)方式、會(huì)務(wù)組老師(或工作人員)到達(dá)日期(確認(rèn)航班或車次)、會(huì)務(wù)組的會(huì)議要求(會(huì)議主辦單位內(nèi)容，到會(huì)講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時(shí)間、有關(guān)會(huì)議安排的細(xì)節(jié)問題、會(huì)后考察的具體行程安排);同時(shí)提供所掌握的酒店情況給會(huì)議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價(jià)格在符合會(huì)議要求的范圍內(nèi)。
2、在上述情況落實(shí)后盡快將所選酒店訂妥(房間、餐標(biāo)、會(huì)議室價(jià)格按天計(jì)算、酒店位置)，落實(shí)在會(huì)議報(bào)到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式(需根據(jù)報(bào)到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車);落實(shí)會(huì)后考察行程的用車、導(dǎo)游、火車票、飛機(jī)票、地接社(只是提前進(jìn)行大致預(yù)訂)。
▲會(huì)議場地要求：9個(gè)多媒體教室;容納2-300人左右
3、在酒店預(yù)訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準(zhǔn)確的所在地理位置和從機(jī)場或火車站出發(fā)到達(dá)酒店的乘車(公交車)方式告知會(huì)議主辦方;同時(shí)可再次與對方確認(rèn)會(huì)議報(bào)到人數(shù)和日程安排有無變化或是更改。
4、第三項(xiàng)(3、)工作完畢后可向行程用車單位或個(gè)人、導(dǎo)游、機(jī)車票、地接社作出相對準(zhǔn)確的答復(fù)，以便對方作出相應(yīng)的安排和接會(huì)準(zhǔn)備。
5、準(zhǔn)備會(huì)議所用相關(guān)用具(會(huì)議在酒店或團(tuán)隊(duì)車輛使用的各類標(biāo)識(shí)、簽到登記的表格、文具用品、學(xué)習(xí)資料袋包括：筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車次時(shí)刻表、相應(yīng)的返程交通價(jià)格表、會(huì)后考察的紀(jì)念品【禮品】、座簽牌)同時(shí)通知會(huì)議用酒店此次會(huì)議的名稱和對于提前到達(dá)的學(xué)員如何安排住宿。
6、通知酒店，會(huì)務(wù)工作人員需要提前一天也可根據(jù)到會(huì)人員的情況而定進(jìn)駐酒店并準(zhǔn)備會(huì)務(wù)組用房;同時(shí)通知接站的用車和確認(rèn)司機(jī)的聯(lián)系電話、車型及接站人員會(huì)議所在酒店和會(huì)務(wù)組房間號(hào);同時(shí)與會(huì)議主辦方聯(lián)系告知會(huì)務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會(huì)議的名稱和報(bào)到地點(diǎn)、乘車方式、酒店聯(lián)系電話、會(huì)務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員
二、會(huì)議報(bào)到前準(zhǔn)備工作
1、入住酒店的工作人員須將會(huì)務(wù)組房間布置好以便會(huì)議報(bào)到時(shí)使用;同時(shí)與酒店各個(gè)相關(guān)部門協(xié)調(diào)好會(huì)議細(xì)節(jié)問題(如：會(huì)議用布標(biāo)、水牌、會(huì)議室、餐廳的情況);將會(huì)務(wù)組標(biāo)識(shí)張貼好在容易看到的地方。
2、詳細(xì)了解本會(huì)議所用場所的位置。如:餐廳、會(huì)議室、會(huì)務(wù)組老師和講課老師所用的房間。
3、相關(guān)會(huì)議使用設(shè)備的準(zhǔn)備情況。如：會(huì)場布置情況、多媒體投影儀。
三、會(huì)議期間的工作
1、會(huì)議在報(bào)到期間最重要的是收費(fèi)。在收費(fèi)過程中必須細(xì)致、準(zhǔn)確、書面登記。
收費(fèi)過程中必須嚴(yán)格按程序操作，及：
(1)確定學(xué)員情況
(2)根據(jù)情況計(jì)算應(yīng)交費(fèi)用
(3)填寫收費(fèi)據(jù)不撕!
(4)收款
(5)將收據(jù)撕下交于學(xué)員
(6)填寫報(bào)到表。
2、在出現(xiàn)收費(fèi)后，收據(jù)已開出的情況下;學(xué)員行程出現(xiàn)變化必須在原收據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行加注或更改，更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。
四、會(huì)議期間需要注意注意問題
1、會(huì)務(wù)組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。
2、會(huì)務(wù)組所用的書面文件需保存完好。
3、會(huì)務(wù)費(fèi)的支出或相互來往必須以書面形式體現(xiàn);及相互出據(jù)憑證。
4、各人會(huì)務(wù)款必須保管好，做到每天進(jìn)行清點(diǎn)，保險(xiǎn)安全的寄存。
大型會(huì)議預(yù)定籌備的流程
一、會(huì)議預(yù)訂
1.如果公司沒有單獨(dú)的大型會(huì)議室，我們就需要先從各酒店預(yù)訂會(huì)場，最好是離公司最近，也方便吃住的商圈開始尋找會(huì)場，并做好預(yù)訂。
2.會(huì)議預(yù)訂確定內(nèi)容事項(xiàng)
1)會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、公司名稱、會(huì)務(wù)組聯(lián)系人、會(huì)議人數(shù)、場地租金、免費(fèi)項(xiàng)目、收費(fèi)項(xiàng)目、結(jié)帳方式、其他要求。
2)會(huì)場布置形式：課桌式、劇院式、U字形、T字形、回字形、雞尾酒字形、口字型等。
3)會(huì)議用品基礎(chǔ)配置：大便簽紙、鉛筆(刀筆)、話筒、移動(dòng)白板套裝、投影儀、幕布、會(huì)議臺(tái)，會(huì)場指示牌。(如無特殊說明，不得使用KTV系統(tǒng))
4)會(huì)議收費(fèi)項(xiàng)目：茶歇(紅茶、咖啡、綠茶、礦泉水)，橫幅制作。
3.完成會(huì)議預(yù)定流程后，一般需要提前兩天下會(huì)議通知書給各參會(huì)人員，抄送給公司上級(jí)。
二、會(huì)場布置
1.會(huì)場布置一般由承接會(huì)議的酒店負(fù)責(zé)安排按會(huì)議通知單要求布置會(huì)場工作，會(huì)議籌備組協(xié)助酒店布置。
2.會(huì)議期間的茶水服務(wù)由酒店方負(fù)責(zé)，會(huì)務(wù)組可以根據(jù)需求選擇茶水的品種。
3.會(huì)議擺放標(biāo)準(zhǔn)：會(huì)議桌椅橫豎一條線，便簽橫豎一條線，鉛筆統(tǒng)一斜45度朝左擺放在便簽紙中心并橫邊對齊。
4.橫幅放置最好是會(huì)場最前方或者最后方的上邊緣，方便拍照時(shí)的整體效果提現(xiàn)。鮮花布置可以放在講臺(tái)的最中央，最好是重要領(lǐng)導(dǎo)的前方。
三、會(huì)議開始前檢查
1.會(huì)前檢查一般由承辦酒店帶領(lǐng)會(huì)務(wù)組組成檢查小組負(fù)責(zé)
2.會(huì)前檢查要求：桌椅是否符合標(biāo)準(zhǔn)、紙筆水?dāng)[放是否符合標(biāo)準(zhǔn)、整體無垃圾、無污漬，臺(tái)面干凈、整潔。
3.會(huì)議設(shè)備檢查要求：提前半個(gè)小時(shí)確保會(huì)議區(qū)域照明全部正常使用;夏季空調(diào)保證在25度、冬季保證在28度;會(huì)議室音響、話筒、投影等設(shè)備確保運(yùn)行正常。
4.復(fù)審會(huì)議通知單上的內(nèi)容，會(huì)務(wù)組及時(shí)與酒店方跟進(jìn)。
四、會(huì)議清場
1.會(huì)場清理一般由承辦酒店負(fù)責(zé)，但作為會(huì)務(wù)組要清點(diǎn)下自己帶的物品和工具，整理好，以免落下。
2.使用后的多媒體設(shè)備內(nèi)的U盤或資料盡量妥善保管好，如使用酒店電腦，切記不要把重要資料留在電腦里，以免泄漏。
五、賬務(wù)結(jié)算
1、一般會(huì)務(wù)組都會(huì)有一個(gè)財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)會(huì)議籌備組織的財(cái)務(wù)支出和收入。
2、結(jié)算時(shí)記得根據(jù)公司的要求開具發(fā)票(增值稅普票和專票)。
3、賬務(wù)結(jié)清后回到公司要整理下這次會(huì)議成功召開的報(bào)告以備向上級(jí)匯報(bào)。
會(huì)議接待流程及標(biāo)準(zhǔn)如下：
一、會(huì)前。
1．與會(huì)議主辦方洽談。
2．提供會(huì)議所需要的.機(jī)票、車票、住宿酒店、會(huì)議場所、交通等信息。并制定完備的會(huì)議預(yù)案書給會(huì)議方。
3．派專人協(xié)助客戶實(shí)地考察會(huì)議舉辦地的吃、住、會(huì)議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。
4．確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。
二．會(huì)中。
1．會(huì)議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場，車站的禮儀、接站、攻關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會(huì)議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺(tái)、指示牌等。
2．會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品，會(huì)議演講稿等會(huì)議相關(guān)物品。
3．會(huì)議場所：專人到會(huì)議室檢查會(huì)議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
4．會(huì)議住宿：房間樓層及房間號(hào)確認(rèn)，詢問是否有特殊要求。
5．會(huì)議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。
6．會(huì)議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn)。
7．會(huì)議娛樂：娛樂消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點(diǎn)的確認(rèn)。
8．會(huì)議服務(wù)：會(huì)議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。
三．會(huì)后。
1．結(jié)帳：提供會(huì)議過程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對并結(jié)帳。
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