本文目錄

1. 行政接待之會議接待
2. 會議接待流程及標(biāo)準(zhǔn)
3. 看會議服務(wù),有哪些注意哪些注意事項

行政會議接待，Rukia's Manual

一、接待準(zhǔn)備階段工作流程

接收接待信息：

1.確保相關(guān)責(zé)任人知曉嘉賓來訪事項。

2.及時落實來訪對接聯(lián)絡(luò)人及聯(lián)系方式。

3.確定來訪時間。

4.了解來訪目的（eg：考察交流）可以詢問對方聯(lián)絡(luò)人是否有會議資料需要提前拷貝。

注意：a.編寫會議議程時，涉及保密內(nèi)容需要回避。

b.注意措辭：一般上級單位為“指導(dǎo)”，平級單位為“交流”。

5.了解來訪人員信息（包含單位/部門、職務(wù)、人數(shù)等)。確定來訪人員的職位，邀請本公司相應(yīng)職位的領(lǐng)導(dǎo)參與接待。（只多不少）

6.確認(rèn)是否安排住宿、接送機(jī)/站、用餐，至少提前一天確認(rèn)。

二、確定接待責(zé)任部門，明確責(zé)任人：

責(zé)任人需要全程負(fù)責(zé)接待任務(wù)，一般情況下，來訪嘉賓沒有離開前，接待人員不宜隨意更改。確定訪客的各項需求后，向領(lǐng)導(dǎo)（接待責(zé)任人）進(jìn)行請示，并請示領(lǐng)導(dǎo)是否安排會議室、公司參觀講解、歡迎大屏、攝影口、禮品、以及餐敘環(huán)節(jié)。

三、確定接待方案，根據(jù)來訪人員級別不同，安排不同標(biāo)準(zhǔn)的接待安排。原則上提前一天落實所有接待事項。

1.住宿、餐飲、接待陪同人員、接待車輛、會場布置、禮品門等都可視具體情況來定。

2.請示領(lǐng)導(dǎo)是否安排歡迎大屏、席卡、公司宣傳冊、會議簽到牌、海報展架等宣傳物料。

3.如果我方有會議材料需要提前收集，并在會前提前調(diào)試媒體設(shè)備!

四、制定接待WBS及日程安排，發(fā)送至各責(zé)任人。

1.制定WBS將整個接待流程做簡單描述，以及涉及相關(guān)責(zé)任人的工作職責(zé)均分配到個人，并交由負(fù)責(zé)此次接待級別最高的參會人員審批。審批通過后，將該WBS及日程安排發(fā)送給相關(guān)接待人員及相關(guān)部門責(zé)任人，以及參與會議的宣傳人員及其他工作人員。

2.涉及黨政機(jī)關(guān)接待，WBS中不得出現(xiàn)“宴請”、“晚宴”等字眼，可使用“餐敘”、“工作餐”等話術(shù)，用餐地點使用另行短信通知代替，用餐信息可使用短信發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

3.WBS中要明確接待及陪同參觀人員攝影人員、陪同就餐人員等相關(guān)責(zé)任人。其中攝影人員需全程參加，并提神確定合影位置及時間。（涉及團(tuán)體合影需提前確認(rèn)站位，根據(jù)人數(shù)提前擺放站架或椅子。）

4.提醒陪同人員注意著裝，佩戴工作牌等。

接待進(jìn)行階段工作流程：

五、門廳迎接來訪人員：

1.提前預(yù)留車位，或者電梯控梯等。在來訪嘉賓抵達(dá)10分鐘前，接待人員在門廳準(zhǔn)備迎接。

2.接待人員在陪同高層領(lǐng)導(dǎo)見嘉賓之前，提前告知高層領(lǐng)導(dǎo)來訪人員的級別及相關(guān)工作性質(zhì)。

3.在嘉賓抵達(dá)時，接待人員主動引導(dǎo)我方高層領(lǐng)導(dǎo)與重要嘉賓寒暄。

六、座談交流：

1.如安排公司參觀，則先進(jìn)行講解參觀。

2.涉及黨政重要機(jī)關(guān)來訪，利用重要嘉賓參觀期間，可請對方聯(lián)絡(luò)人（如辦公室主任、秘書長等）到會議室再次確認(rèn)會場、就餐包間布置（特別注意席卡坐次），涉及臨時增加人員，利用此時間加席卡。

3.根據(jù)參觀時間做預(yù)判，提前5分鐘確認(rèn)是否備好茶水，不建議提前太久（茶水冷掉）或嘉賓就座后倒水（注意開水不要濺到嘉賓）。

4.根據(jù)會議接待性質(zhì)安排會務(wù)服務(wù)人員，會務(wù)秘書需要做好會議記錄，錄音等事項。涉及機(jī)密內(nèi)容，會務(wù)服務(wù)人員由內(nèi)部安排。

5.會議結(jié)束前10分鐘，安排引導(dǎo)人員就位。如需合影則根據(jù)需要提前安排好站架或椅子。接待結(jié)束階段工作流程

七、會后工作：

1.及時整理相關(guān)材料，包括會議紀(jì)要、接待總結(jié)、合影及宣傳物料，發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

2.做好會議督辦工作，跟蹤落實事項。

3.對接宣傳人員做好會后報道。

4.如有回函和費用結(jié)算等事項也需要盡快完成。

會議接待流程及標(biāo)準(zhǔn)如下：

一、會前。

1．與會議主辦方洽談。

2．提供會議所需要的.機(jī)票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預(yù)案書給會議方。

3．派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。

4．確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。

二．會中。

1．會議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場，車站的禮儀、接站、攻關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

2．會前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關(guān)物品。

3．會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4．會議住宿：房間樓層及房間號確認(rèn)，詢問是否有特殊要求。

5．會議餐飲：用餐時間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。

6．會議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點等確認(rèn)。

7．會議娛樂：娛樂消費形式、消費標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點的確認(rèn)。

8．會議服務(wù)：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。

三．會后。

1．結(jié)帳：提供會議過程中的詳細(xì)費用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對并結(jié)帳。

1、選好場地，布置會場，擺坐簽。（特別要注意坐簽的擺放，會標(biāo)的規(guī)范）。

2、寫好會議流程，下發(fā)會議邀請或會議通知（會議流程里包含會議時間、地點、參會人員、發(fā)言次序及會上安排的其他活動等。）

3、安排會務(wù)人員，如需寫材料或有電子文檔演示之類要先準(zhǔn)備好材料。（注：會務(wù)人員包括簽到、接待、倒茶、發(fā)材料等人員）

既然是兩百多人的研討會，主辦單位要主要考慮會議時間和公平交流問題。200多人圓桌會議估計不行，不用圓桌一般就有主次，要注意不能顧此失彼。

會議主持人要控制好發(fā)言時間，為保證交流效果，每場演講發(fā)言的時間設(shè)定為30-45分種，但可依據(jù)實際情況縮減。

暫時想到這么多。

【溫馨提示】關(guān)于會議接待的安排及注意事項有哪些，會議接待流程及標(biāo)準(zhǔn)的介紹，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實時信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設(shè)備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。